Hoe zorgt u voor een goed personeelsdossier?

Wanneer een medewerker bij u in dienst komt, legt u een personeelsdossier aan. Welke gegevens en documenten moet u nu eigenlijk in dit dossier bewaren? En voor hoelang? KHN geeft antwoord.

Een goed personeelsdossier bevat gegevens van een medewerker waarop u bepaalde beslissingen kunt onderbouwen. Dit kan gaan om het functioneren van de medewerker of om de afspraken die u met een medewerker hebt gemaakt. Daarnaast is het belangrijk dat u de gegevens op een veilige manier bewaart.

Een goed onderbouwd dossier is essentieel
Zolang alles goed gaat met de medewerker wordt er vaak weinig aandacht besteed aan de opbouw van het dossier. Pas wanneer het functioneren minder wordt of er een conflict ontstaat, komt het belang van een dossier naar voren. Een goed onderbouwd dossier is essentieel voor een vergunningaanvraag of een rechtszaak. Start hier dus gelijk mee bij het aangaan van een dienstverband.

De opbouw
De opbouw van het personeelsdossier kunt u indelen in vijf hoofdgroepen:

  • Persoonlijke gegevens

  • Contracten & arbeidsvoorwaarden

  • Functioneren & ontwikkeling

  • Ziekteverzuim

  • Diversen & bijzonderheden


KHN heeft voor u een uitgebreid overzicht opgesteld van de belangrijkste gegevens die u in een personeelsdossier kunt bewaren. Let op: medische gegevens mogen niet in het personeelsdossier bewaard worden.

Beveiliging
U moet er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de dossiers. Het personeelsdossier mag gedigitaliseerd worden, houdt u hierbij ook rekening met de beveiliging.

Bewaartermijn
In zijn algemeenheid geldt dat u twee jaar na beëindiging van het dienstverband de persoonsgegevens moet verwijderen. Er zijn uitzonderingen:

  • Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn: 7 jaar

  • Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (voorheen: loonbelastingverklaringen) en een kopie van het identiteitsbewijs, werk- en verblijfsvergunning: 5 jaar na het einde van het dienstverband

  • Alle overige informatie: 2 jaar


Wet werk en zekerheid
Sinds de inwerkingtreding van de Wet werk en zekerheid op 1 juli 2015 kunt u bij de kantonrechter ontbinding aanvragen wanneer een werknemer onvoldoende functioneert. Het belang van een uitgebreid, goed onderbouwd dossier belangrijker geworden. Zonder disfunctioneringsdossier en vastgelegd verbetertraject zal de kantonrechter de ontslagaanvraag afkeuren.

Vragen? KHN geeft antwoord!
Heeft u te maken met disfunctioneren van een van uw medewerkers? Neemt u dan contact op met Info & Advies via telefoonnummer 0348 48 94 11 of khnadvies@khn.nl.

Terug
Download de gratis KHN App

https://twitter.com/khn 787936653616742400