Download de gratis KHN App

Welke verplichtingen heeft u als uw medewerker ziek is?

De spelregels voor ziekteverzuim zijn de laatste jaren veranderd. De rechten en plichten van u én uw medewerker bij ziekteverzuim zijn sinds de invoering van de Wet verbetering poortwachter aangescherpt. KHN zet de stappen voor u op een rij.

De Wet verbetering poortwachter is vooral van belang bij (dreigend) langdurig ziekteverzuim. UWV toetst bij de aanvraag van een arbeidsongeschiktheidsuitkering of er voldoende activiteiten voor re-integratie zijn ondernomen.

De eisen
Om aan de eisen van de Wet verbetering poortwachter te voldoen, moet u bij een ziekmelding aan een aantal eisen voldoen om extra loondoorbetalingen te voorkomen. KHN zet de stappen voor u op een rij:

Wanneer?  Wat moet er gebeuren? 
 Dag 1 Ziekmelding doorgeven aan de Arbo-dienst
 Week 6 Probleemanalyse door de Arbo-dienst (reden en duur verzuim, 
re-integratiemogelijkheden)
 Week 8 Plan van aanpak (wat is er nodig om de medewerker aan het werk te krijgen?)
  Bespreek iedere zes weken de voortgang van de arbeidsongeschiktheid met de medewerker. Onderdeel van het re-integratie dossier.
Week 35 Actueel oordeel Arbo-dienst, evaluatie plan van aanpak
Week 42 Ziekmelding doorgeven aan UWV
Week 52 Opstellen eerstejaarsevaluatie
Week 88 Opstellen re-integratieverslag (RIV)
Week 90 Aanvraag Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) door de medewerker
Week 104 Einde loondoorbetalingsverplichting, tenzij loonsanctie


Wat is een loonsanctie?

Als het UWV oordeelt dat u als werkgever niet voldoende aan de re-integratie van uw medewerker heeft gedaan, dan kan het UWV u een zogenaamde loonsanctie opleggen. Dit betekent dat u langer dan twee jaar het loon moet doorbetalen én uw re-integratie-inspanningen moet voortzetten voor de duur van de loonsanctie. De loonsanctie kan maximaal één jaar duren. In de periode waarvoor de loonsanctie is opgelegd, moet u alsnog de inspanningen verrichten die volgens het UWV te weinig zijn geweest. Deze inspanningen zijn omschreven in de beschikking waarin de loonsanctie aan u is medegedeeld. Zodra deze inspanningen zijn verricht, kunt u een verzoek doen om opheffing van de loonsanctie. Tijdens de looptijd van de loonsanctie blijft het opzegverbod tijdens ziekte ook van kracht. 

Opzegverbod
Wanneer uw medewerker niet in staat is om zijn werkzaamheden te verrichten als gevolg van ziekte, kunt u de arbeidsovereenkomst niet opzeggen. Dit opzegverbod geldt in principe voor 104 weken. Indien het UWV een loonsanctie oplegt, wordt het opzegverbod verlengd voor de duur van de loonsanctie. Overigens stopt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd meestal van rechtswege. Bij ziekte bent u dus niet verplicht dit contract te verlengen.

Transitievergoeding
Na beëindiging van het dienstverband met uw zieke medewerker op uw initiatief heeft ook de zieke medewerker recht op een transitievergoeding als het dienstverband 24 maanden of langer heeft geduurd. De periode van ziekte telt mee bij de berekening van de hoogte van de transitievergoeding. De formule:

De eerste 10 jaar van het dienstverband: 1/6 maandloon per gewerkt halfjaar
Daarna: ¼ maandloon per gewerkt halfjaar.

Let op!
Wanneer de periode van het opzegverbod voorbij is en de loondoorbetalingsplicht is gestopt, eindigt de arbeidsovereenkomst NIET automatisch. Deze moet u zelf actief beëindigen. Doet u dit niet, dan ontstaat er een ‘slapend dienstverband’. Er worden geen werkzaamheden verricht, maar het dienstverband loopt door omdat het contract nooit beëindigd is. Dit betekent dat een medewerker op een later tijdstip bij u kan aankloppen en zich beschikbaar kan stellen om de werkzaamheden te hervatten. Vergeet dus niet de arbeidsovereenkomst te beëindigen!

Terug

Vraag & antwoord

Moet u dezelfde arbeidsvoorwaarden bieden als u het contract van uw medewerker verlengt?

Bent u verplicht om bij verlenging van de arbeidsovereenkomst dezelfde arbeidsvoorwaarden aan te bieden? Of mag u andere arbeidsvoorwaarden opnemen? En als dit nadelig is voor uw medewerker? KHN geeft antwoord!

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kent een einde van rechtswege. Dit betekent dat het contract automatisch afloopt op de einddatum, zonder dat u hier iets voor hoeft te doen. Dit staat los van de aanzegverplichting. In veel gevallen bent u verplicht uw medewerker een maand voordat het contract eindigt, te laten weten of u het dienstverband wel of niet verlengt.

Aanzeggen
Als u het contract wilt verlengen, moet u bij deze aanzegging ook aangeven onder welke voorwaarden u dit doet. Vergeet u aan te zeggen terwijl u hiertoe de verplichting heeft, dan kan uw medewerker u een soort ‘boete’ opleggen (maximaal 1 maandsalaris). Het niet aanzeggen heeft in principe geen gevolgen voor het einde van het contract. Lees hier meer informatie over aanzeggen.

Opnieuw onderhandelen
Als de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd af is gelopen, kunt u dus kiezen of u de medewerker wel of niet in dienst wilt houden. Wilt u het dienstverband met de medewerker verlengen, dan moet u uw medewerker een nieuw contract aanbieden. In veel gevallen wordt de arbeidsovereenkomst verlengd onder dezelfde arbeidsvoorwaarden maar dit is niet verplicht. Immers, u moet een nieuw contract opstellen dus u kunt weer opnieuw onderhandelen met uw medewerker.

Een nieuw contract met minder goede arbeidsvoorwaarden
Dat betekent dat u zelfs een contract aan kunt bieden met minder goede arbeidsvoorwaarden, een andere duur van het contract, een lagere functie of een lager loon ten opzichte van de vorige arbeidsovereenkomst. Het is dan aan de medewerker of hij hiermee akkoord gaat en het contract tekent. Het aanbieden van minder goede arbeidsvoorwaarden dan bij het vorige contract, is niet gebruikelijk. Toch zijn er situaties denkbaar waarbij u van deze mogelijkheid gebruik kunt maken. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u een medewerker heeft die de huidige functie niet naar tevredenheid uitoefent, maar wel een goede klik met het team heeft. Als u een andere beter passende functie heeft, kunt de medewerker op deze manier het voordeel van de twijfel geven.

Vragen?
Neem contact op met de adviseurs van de Info & Advies via 0348 48 94 11 of mail naar khnadvies@khn.nl.

Hoe vaak moet u uw brandblusmiddelen laten controleren?

Hoe vaak moet u volgens de wet uw brandblusser laten controleren? En is er een verschil tussen het type blusmiddel? KHN geeft antwoord en advies.

Er wordt in de wet onderscheid gemaakt tussen draagbare en verrijdbare blusmiddelen en brandslanghaspels en pompinstallaties. Als u wettelijk verplicht bent om deze middelen in uw bedrijf te hebben, moet u deze middelen periodiek en adequaat onderhouden en laten keuren. Als ondernemer moet u in ieder geval zelf in de gaten te houden dat de blusmiddelen nog aanwezig zijn én goed bereikbaar zijn.

Draagbare en verrijdbare blusmiddelen
Draagbare en verrijdbare blusmiddelen, zoals een handblusser, moeten tegenwoordig minimaal eens per twee jaar gecontroleerd te worden door een deskundige. Dit schrijft de wet voor. Er zijn echter brand- en opstalverzekeringen die jaarlijkse controle van deze blusmiddelen voorschrijven. Kijk dus altijd uw polisvoorwaarden na of neem contact op met uw verzekeringsadviseur.

Vaste blusmiddelen
Vaste blusmiddelen, zoals een brandslanghaspel, moeten minimaal jaarlijks te worden gecontroleerd door een deskundige. Hierbij wordt niet alleen de werking van het blusmiddel gecontroleerd, maar ook de werking van de keerklep en het risico op legionella.

Met KHN korting op brandblusmiddelen
Leden van KHN ontvangen tot 40% korting op brand- en beveiligingsproducten van Chubb Fire & Security. Bekijk hier uw korting!

Vragen?
Wilt u meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van Info & Advies via 0348 48 94 11 of per mail: khnadvies@khn.nl.

Mag u een bewakingscamera in uw bedrijf plaatsen?

Waar moet u op letten als u een camera in uw bedrijf plaatst? Aan welke voorwaarden moet u denken? Waar mag u de beelden voor gebruiken? KHN geeft antwoord!

Het inzetten van bewakingscamera’s is toegestaan als dit noodzakelijk is. Het doel moet niet op een andere manier kunnen worden bereikt met een minder ingrijpend middel. Het inzetten van bewakingscamera’s staat op gespannen voet met de privacy van uw medewerkers. Uw bedrijfsbelang moet daarom opwegen tegen het privacybelang van uw medewerkers. U moet ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy van uw medewerkers zo klein mogelijk is. Zo mag u bijvoorbeeld geen camera’s ophangen in de omkleedruimte van uw personeel. 

Doel
Er moet sprake zijn van het inzetten van bewakingscamera’s om een van de volgende redenen:

  • Bescherming van de veiligheid en gezondheid van personen
  • Beveiliging van toegang tot gebouwen en terreinen
  • Bewaking van zaken die zich bevinden in de gebouwen of terreinen
  • Controle op productieproces
  • Vastleggen van incidenten

Informeren 
U moet het cameratoezicht melden bij het CBP, tenzij u hiervan bent vrijgesteld. Wanneer u uw camera’s duidelijk zichtbaar inzet en gebruikt op de voorgeschreven wijze, hoeft u het cameratoezicht niet te melden.

Let op!
De bewakingscamera’s zijn bedoeld voor een van bovengenoemde doeleinden. Dit betekent dat u de camerabeelden niet kunt gebruiken om uw medewerkers aan te spreken op hun functioneren.

Melden?
Wanneer u een ondernemingsraad of een personeelsvertegenwoordiging heeft, dient u toestemming te vragen om de camera’s in te zetten. Daarnaast dient u uw medewerkers en gasten te informeren dat u gebruikmaakt van bewakingscamera’s. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door borden op te hangen in uw bedrijf. Bovendien is het aan te raden om de inzet van bewakingscamera’s op te nemen in uw huisregels voor het personeel.

Korting op horecapakketten camerabewaking en inbraakalarm
Als lid van KHN krijgt u veel korting op de All-Right Security horecapakketten voor camerabewaking en inbraakalarm.

Vragen?
Neem contact op met de adviseurs van de Info & Advies via 0348 48 94 11 of mail naar khnadvies@khn.nl.

Wat moet u doen om een legionellabesmetting in uw bedrijf te voorkomen?

Wanneer bent u verplicht om maatregelen tegen legionella te nemen? Welke maatregelen moet u treffen en wat moet ú precies doen? KHN geeft antwoord en advies.

In het waterleidingbesluit is vastgelegd wat u als eigenaar/beheerder van een zogenaamde prioritaire instelling moet doen aan legionellapreventie.

Voor wie?
Deze verplichting geldt voor gebouwen met een logiesfunctie zoals: hotels, bungalowparken, bed & breakfast met meer dan vijf slaapplaatsen, groepsaccommodaties en kampeerterreinen. Ook zwembaden en sauna’s moeten maatregelen nemen om te voorkomen dat gasten besmet raken met legionella. Voor andere bedrijfstypes volgen eventuele beheersmaatregelen zoals keerkleppen en verzegeling van brandslanghaspels uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE). 

De legionellabacterie kan voorkomen in een drinkwaterinstallatie, dit bestaat uit leidingen en de daarop aangesloten toestellen, vanaf de watermeter tot aan de tappunten, inclusief de warmtapwaterinstallatie.

Waar moet u aan voldoen?
Voor een goed legionellabeheer moet u:

  1. Een risicoanalyse laten maken door een gecertificeerd bedrijf. Deze analyse laat zien waar de legionellabacteriën kunnen groeien in uw drinkwaterinstallatie.
  2. Een beheersplan opstellen door een gecertificeerd bedrijf. Hierin staat welke maatregelen nodig zijn om de groei van legionellabacteriën te verminderen. Deze maatregelen moeten periodiek volgens het plan worden uitgevoerd. Een maatregel kan bijvoorbeeld zijn dat u de leidingen regelmatig moet doorspoelen.
  3. Een logboek bijhouden waarin u noteert welke maatregelen u heeft genomen.
  4. Elk half jaar watermonsters laten nemen en deze door een gecertificeerd bedrijf laten controleren op de aanwezigheid van legionella.
  5. Een normoverschrijding van legionella (bij 1000 of meer kolonievormende eenheden per liter (kve/l)) moet u melden bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT).
  6. Bij een ernstige normoverschrijding van legionella moet u in samenwerking met de inspectie en de GGD uw gasten hierover inlichten.

Meer weten?
In het informatieblad, Legionella uw zorg?!, vindt u meer informatie over uw wettelijke verplichting voor de legionellapreventie. Heeft u vragen over legionella? Dan kunt u terecht bij de legionellavraagbaak.

Korting via KHN
Tip: Bureau de Wit is een gecertificeerd bedrijf voor het uitvoeren van legionella risicoanalyses, beheersplannen en advies. Ook hebben zij een eigen RVA geaccrediteerd laboratorium voor de analyse van watermonsters. KHN-leden ontvangen 10 procent korting op de diensten van Bureau de Wit.

Mag u personeelsdossiers digitaal bewaren?

Waar moet u op letten als u personeelsdossiers digitaal wilt bewaren? Wat zijn de veiligheidseisen? KHN geeft antwoord en advies.

Personeelsdossiers mogen digitaal bewaard worden. Maar let op! In juridisch opzicht kleven er nogal wat haken en ogen aan het beheren en bewaren van personeelsdossiers. Bijvoorbeeld het treffen van passende beveiligingsmaatregelen en de bewijsfunctie van de personeelsdossiers.

Digitaal bewaren
U krijgt te maken met verschillende verplichtingen die voortvloeien uit de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en de wet meldplicht datalekken.
De volgende verplichting voor het verwerken van de persoonsgegevens zijn het belangrijkst:

  • U bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie.
  • De gegevens moeten het doel dienen waarvoor ze verwerkt worden. U mag geen overbodige informatie bewaren.
  • U dient uw personeelsleden te informeren over de doeleinden waarvoor u hun gegevens verzamelt.
  • U moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Lees meer informatie van de rijksoverheid over deze maatregelen.
  • Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor u de gegevens verzamelt of gebruikt.

U moet uw medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren. Het recht op inzage geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. Werknemers hebben geen recht op inzage in (elektronische) correspondentie in hun personeelsdossier die persoonlijke aantekeningen en gedachten bevat en alleen bedoeld is voor intern overleg en beraad.

Wet meldplicht datalekken
Sinds 1 januari 2016 regelt de Wet meldplicht datalekken dat u als werkgever een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er een datalek is. Een datalek is een toegang tot, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling was. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gestolen laptop of een verloren USB stick. Lees meer over de Wet Meldplicht Datalekken

Vanaf 25 mei 2018 wordt de privacyregelgeving op Europees niveau geregeld. De wet bescherming persoonsgegevens geldt dan niet meer en daarvoor komt de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) in de plaats.

Bewijsfunctie van het personeelsdossier
De bewijsfunctie is een belangrijk aspect van het personeelsdossier. Denk aan de originele ondertekende arbeidsovereenkomsten, gespreksverslagen enzovoorts. Er dienen strikte voorwaarden gesteld te worden aan het scanproces, het opslaan van de documenten en het beheerproces na het digitaliseren om de authenticiteit te waarborgen. Meer hierover kunt u nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht op de website van de Belastingdienst.

OR
Houd u er rekening mee dat een OR instemmingsrecht heeft als het gaat om het invoeren, wijzigen en intrekken van een systeem dat persoonsgegeven van medewerkers verwerkt. 

Lees ook
Hoe zorgt u voor een goed personeelsdossier?

Vragen?
Wilt u meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van Info & Advies via 0348 48 94 11 of per mail: khnadvies@khn.nl.