Ondernemen

U als horecaondernemer krijgt echt met alle facetten van ondernemen te maken: voortdurend inspelen op trends en ontwikkelingen in uw omgeving, nieuwe concepten neerzetten die kleur en smaak geven aan het dagelijks leven van uw gasten, gebruik maken van kennis en tools op het gebied van inkoop, marketing, HRM, logistiek, productie, technologie, etcetera.

KHN helpt ondernemers ondernemen.

Nieuws

KHN-voorzitter bij EenVandaag: sluiten horecazaken na beschieting werkt averechts

16-10-2018
-

KHN-voorzitter Robèr Willemsen pleitte er in het tv-programma EenVandaag voor dat burgemeesters niet standaard een horecazaak sluiten na een geweldsincident.

MKB heeft ook baat bij handhaven dividendbelasting

15-10-2018
-

Het kabinet heeft 15 oktober jl. besloten om de dividendbelasting te handhaven. Met de opbrengst daarvan wordt ook tegemoet gekomen aan wensen van KHN en het MKB. Een goede zaak, vindt KHN.

CCV Transactieweken: profiteer van tijdelijk voordeel op totaalpakket contactloos betalen

08-10-2018
-

De decembermaand is een gezellige maar drukke maand voor de horeca. Een goede voorbereiding draagt bij aan het succes. Heeft u bijvoorbeeld voldoende afrekenpunten waarmee uw gasten contactloos kunnen betalen? Om u hiermee te helpen heeft onze partner CCV tot 17 november 2018 een speciale actie: de CCV Transactieweken*.

Amrath hotel Brabant en KHN vieren 50-jarige samenwerking

04-10-2018
-

Amrath Hotel Brabant in Breda is al 50 jaar lang lid van KHN. Michel Kloeg, lid van het landelijk bestuur van KHN, benadrukt het belang van deze lange samenwerking: “Samen geven we de horeca power!”

Politiek geeft gehoor aan oproep KHN om Airbnb aan banden te leggen

26-09-2018
-

Minister Ollongren van Binnenlandse Zaken wil een registratieverplichting invoeren om de verhuur van vakantiewoningen via platforms als Airbnb aan banden te leggen. Een goede zaak, vindt KHN!

Vraag & antwoord

Wat is de garantietermijn van een aankoop voor uw bedrijf?

Wat is de garantietermijn van uw zakelijke aankoop? En heeft u na de garantietermijn nog recht op garantie? Is het verstandig om extra garantie te 'kopen'? KHN geeft antwoord en advies!

De garantietermijn kan verschillen per product. Bij de aankoop van een product voor uw bedrijf kunt u fabrieks-, leveranciers- of importeursgarantie krijgen. De termijn van deze garantie vindt u terug in de koopovereenkomst of bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden die gelden voor de aanschaf van dat product. 

Bestaat er nog garantie na verstrijken van de garantietermijn?
Het kan voorkomen dat u na de garantietermijn tóch nog aanspraak kunt maken op de garantie. Bijvoorbeeld als er sprake is van een productiefout. U dient dan aan te tonen dat het product niet alle eigenschappen bezit die u op basis van de koopovereenkomst mag verwachten.

Het 'kopen' van extra garantie
In sommige gevallen krijgt u bij de aanschaf van een product de keuze om de garantietermijn te verlengen tegen extra kosten. In principe is dit niet nodig. Als er sprake is van een productiefout, en u kunt dit aantonen, moet u op basis van de wet garantie krijgen.

In de praktijk is het soms lastig een mankement als gevolg van een productiefout te bewijzen. En als een leverancier niet van plan is om het gebrek kosteloos te repareren, ondanks dat er sprake is van een productiefout, kunt u een discussie krijgen waar u zonder tussenkomst van een rechter niet uitkomt.

U kunt er vooraf voor kiezen om een garantietermijn af te spreken en hiervoor te betalen. Dit is niet verplicht. Op deze manier heeft u vooraf duidelijkheid en kunt u dergelijke discussies wellicht voorkomen of verminderen.

Vragen?
Neem contact op met Info & Advies via 0348 48 94 11 of khnadvies@khn.nl.

Mogen vrijwilligers in uw zaak werken?

Wordt u wel eens benaderd door iemand uit uw omgeving die zich aanbiedt om gratis bijvoorbeeld in uw zaak onderhoudsklusjes te verrichten, de tuin bij uw zaak bij te houden of andere klusjes te verzorgen Mag u deze mensen in uw zaak laten werken? En onder welke voorwaarden? KHN geeft antwoord!

Deze mensen vragen vaak geen uurloon, maar u biedt ze bijvoorbeeld aan dat ze kosteloos bij u kunnen lunchen, of een kopje koffie kunnen drinken. Is dit toegestaan, of werkt u dan ineens met vrijwilligers?

Wel of geen vergoeding?

Het is voor een bedrijf met een winstoogmerk niet toegestaan om mensen aan het werk te hebben zonder daar loon aan te betalen. Vrijwilligerswerk is werk dat niet verplicht wordt gedaan en is meestal onbetaald. Een vrijwilliger kan een vergoeding ontvangen maar heeft geen recht op loon. Het werken met vrijwilligers is voornamelijk voorbehouden aan stichtingen en verenigingen met een cultureel belang.

Wanneer is er sprake van vrijwilligerswerk?

Er is sprake van vrijwilligerswerk als het werk:

  • Een algemeen of maatschappelijk belang dient
  • Geen banen kost en niet in de plaats komt van een betaalde baan
  • Geen winstoogmerk heeft  

Dus wilt u mensen in uw bedrijf laten werken, sluit dan altijd een arbeidsovereenkomst af.

Vragen?

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van Info & Advies via 0348 48 94 11 of mail naar khnadvies@khn.nl.

Heeft u voor het uitzenden van de aankomende WK wedstrijden een licentie nodig?

Met het wereldkampioenschap voetbal voor de deur kunnen we de komende weken genieten van een mooie sportzomer op televisie. De NOS heeft de uitzendrechten van dit evenement. Dat biedt u de mogelijkheid om de verschillende wedstrijden en hoogtepunten live in uw zaak te vertonen. U heeft dan wel een licentie nodig.

Voor het vertonen van tv-beelden heeft u een licentie nodig. Videma verstrekt licenties voor de vertoning van de tv-beelden van de belangrijkste publieke en commerciële zenders. Leden van KHN ontvangen tot 20% korting op de tarieven van Videma. Heeft u geen toestemming voor vertoning, dan maakt u inbreuk op het intellectueel eigendomsrecht en dat is strafbaar.

WK 2018 & Tour de France

Van 14 juni tot en met 15 juli vindt in Rusland het WK voetbal plaats. De NOS heeft ook van andere evenementen de uitzendrechten en zendt bijvoorbeeld de Tour de France live uit.

Videma-licentie aanvragen? Als KHN-lid krijgt u tot 20% korting!

Heeft u nog geen licentie maar wilt u deze evenementen openbaar vertonen? Vraag dan een Videmalicentie aan. Als lid van KHN krijgt u branchekorting als u vóór 1 februari 2018 lid was van KHN. Kijk snel op khn.nl/videma voor een overzicht van de licenties en prijzen. 

Formule 1 uitsluitend voor privésfeer

De uitzendrechten van Formule 1 zijn in handen van Ziggo Sport. Deze zijn uitsluitend bedoeld voor de privésfeer. Ziggo geeft geen toestemming voor publieke vertoning. Op dit moment heeft Ziggo geen licentiemodel waarmee u de races publiekelijk kunt vertonen. Als u dat wel doet, heeft u kans op een boete.

Mag u vlogs, filmpjes en foto’s van gasten in uw bedrijf delen via social media?

Mag u foto's die u in uw zaak van uw gasten hebt gemaakt zomaar delen via social media? Wat zijn de regels voor portretrecht? KHN geeft antwoord!

Stel: U organiseert een feestje in uw zaak en maakt daar leuke foto’s en filmpjes van. Of u krijgt leuke foto’s van uw gasten doorgestuurd. Mag u deze beelden delen via uw website of social media?

Portretrecht

Als een fotograaf iemand op de foto zet, komt het portretrecht toe aan de afgebeelde persoon en de auteursrechten in principe aan de fotograaf. Portretrecht is persoonlijk en kan alleen worden uitgeoefend door of namens de afgebeelde persoon. Het juridische begrip portret is breder dan in het dagelijkse spraakgebruik wordt gebruikt. Voor een portret is niet vereist dat de geportretteerde daarvoor heeft geposeerd: ook een foto die stiekem gemaakt is, kan een portret zijn.  

Herkenbaarheid is wel een vereiste voor portretrecht, maar dat moet in dit geval breed worden uitgelegd. Het gaat niet alleen om de herkenbaarheid van het gezicht, maar bijvoorbeeld ook om een bepaalde typerende houding van die persoon.

In opdracht of niet?

Er wordt binnen het portretrecht onderscheid gemaakt tussen een portret dat in opdracht is gemaakt en een portret dat niet in opdracht is gemaakt. Wanneer een portret in opdracht is gemaakt, zegt dat niet automatisch dat er ook toestemming gegeven is voor publicatie. Het portretrecht beperkt het recht om het openbaar te mogen maken, daarvoor is toestemming vereist van de geportretteerde.  

Een portret is niet in opdracht gemaakt bij bijvoorbeeld straat- of persfotografie. In zo’n geval kan de afgebeelde persoon zich alleen verzetten tegen publicatie voor zover die persoon een redelijk belang heeft om zich daar tegen te verzetten. Zonder verzet, mag het in principe vrij gepubliceerd worden. Meestal gaat het in het verzet om een belang in de privacysfeer.

Het is doorgaans toegestaan om zonder toestemming mensen op beeld te zetten in voor publiek toegankelijke ruimtes. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de belangen van de gefotografeerden. Bij twijfel is het altijd beter om vooraf toch toestemming te vragen.

Bewakingscamera's

Het inzetten van bewakingscamera’s is toegestaan als dit noodzakelijk is. Lees hier meer over cameratoezicht in uw zaak.

AVG (de nieuwe privacywet)

De Algemene Verordening Gegevensverwerking heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens. Foto’s van medewerkers of gasten zijn ook persoonsgegevens. Er moet dus worden bepaald wat het doel is om de foto’s te publiceren en er moet expliciete toestemming zijn van de persoon die op de foto staat. Heeft u bijvoorbeeld een fotobibliotheek op uw facebookpagina ter promotie van bepaalde evenementen? Geef dan aan uw gasten aan: wij hebben een fotobibliotheek om onze evenementen onder de aandacht te brengen bij potentiële gasten. Wilt u uw foto’s hier tussen geplaatst zien, mail deze dan naar ons door. Voor medewerkers en smoelenboeken geldt dit ook.

Overtreden

Wanneer u zonder toestemming toch foto’s publiceert die de privacy van de betrokkene kunnen schaden, dan pleegt u inbreuk op het portretrecht. De betrokkene kan via de rechter verdere verspreiding verbieden en een vergoeding vragen voor de geleden schade. In de meeste gevallen zal de betrokkene kiezen voor een ‘goedkopere optie’ en een brief sturen met het verzoek om de inbreukmakende activiteiten te stoppen. Mocht u geen gehoor geven aan een dergelijke brief, dan kan er een voorlopige voorziening middels een kort geding worden afgedwongen, met daarbij vaak een dwangsom. 

Met betrekking tot overtreding van de AVG-verplichtingen is het de Autoriteit Persoonsgegevens die controleren naar aanleiding van klachten van betrokkenen of op hun eigen initiatief (bij vermoeden van overtreding). Zij kunnen corrigerende maatregelen nemen, als een waarschuwing of het opleggen van een boete.

Mag u personeelsdossiers digitaal bewaren?

Waar moet u op letten als u personeelsdossiers digitaal wilt bewaren? Wat zijn de veiligheidseisen? KHN geeft antwoord en advies

Personeelsdossiers mogen digitaal bewaard worden. Maar let op! In juridisch opzicht kleven er nogal wat haken en ogen aan het beheren en bewaren van personeelsdossiers. Bijvoorbeeld het treffen van passende beveiligingsmaatregelen en de bewijsfunctie van de personeelsdossiers.

Digitaal bewaren

U krijgt te maken met verschillende verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) en de wet meldplicht datalekken. De volgende verplichting voor het verwerken van de persoonsgegevens zijn het belangrijkst:

  • U bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie.
  • De gegevens moeten het doel dienen waarvoor ze verwerkt worden. U mag geen overbodige informatie bewaren.
  • U dient uw personeelsleden te informeren over de doeleinden waarvoor u hun gegevens verzamelt.
  • U moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
  • Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor u de gegevens verzamelt of gebruikt.

U moet uw medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren. Het recht op inzage geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. Werknemers hebben geen recht op inzage in (elektronische) correspondentie in hun personeelsdossier die persoonlijke aantekeningen en gedachten bevat en alleen bedoeld is voor intern overleg en beraad.

Wet meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 regelt de Wet meldplicht datalekken dat u als werkgever een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er een datalek is. Een datalek is een toegang tot, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling was. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gestolen laptop of een verloren USB stick. Lees meer over de Wet Meldplicht Datalekken

Vanaf 25 mei 2018 is de privacyregelgeving op Europees niveau geregeld. De wet bescherming persoonsgegevens geldt niet meer en daarvoor is de AVG in de plaats gekomen.

Bewijsfunctie van het personeelsdossier

De bewijsfunctie is een belangrijk aspect van het personeelsdossier. Denk aan de originele ondertekende arbeidsovereenkomsten, gespreksverslagen enzovoorts. Er dienen strikte voorwaarden gesteld te worden aan het scanproces, het opslaan van de documenten en het beheerproces na het digitaliseren om de authenticiteit te waarborgen. Meer hierover kunt u nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht op de website van de Belastingdienst.

OR

Houd u er rekening mee dat een OR instemmingsrecht heeft als het gaat om het invoeren, wijzigen en intrekken van een systeem dat persoonsgegeven van medewerkers verwerkt. 

Lees ook

Hoe zorgt u voor een goed personeelsdossier?

Vragen?

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van Info & Advies via 0348 48 94 11 of per mail: khnadvies@khn.nl.

Moet er in uw hotel ook ’s nachts een leidinggevende aanwezig zijn met een diploma sociale hygiëne?

 

Als er in uw bedrijf alcohol geschonken wordt, moet er een leidinggevende aanwezig te zijn met sociale hygiëne. Maar moet hij of zij altijd aanwezig zijn? KHN geeft antwoord.

 

Er hoeft alleen een leidinggevende met een diploma sociale hygiëne die op de Drank- en Horecavergunning staat, aanwezig te zijn op het momenten dat de horecalokaliteit voor publiek geopend is. Horecalokaliteiten zijn die ruimtes waar alcohol geschonken wordt en die op uw drank- en horecavergunning als zodanig zijn benoemd. Wanneer uw bar en/of restaurant dus gesloten is voor uw gasten, hoeft er geen leidinggevende met sociale hygiëne meer aanwezig te zijn.

Roomservice en minibars

Hoe zit dat dan met roomservice en alcohol in de minibars? De hotelkamer wordt niet gezien als horecalokaliteit. Op momenten dat de bar en/of het restaurant gesloten zijn, mag u wel roomservice of alcohol vanuit de minibar aanbieden en dan hoeft er geen leidinggevende met sociale hygiëne aanwezig te zijn.

Wat kunt u als werkgever doen tegen seksuele intimidatie in uw zaak?

Een seksueel getinte opmerking, een starende blik of een ongewenste aanraking... Seksuele intimidatie komt helaas ook in de horeca voor. Als werkgever wilt u er alles aan doen om dat te voorkomen. Maar hóe doet u dat? KHN heeft voor u het modelprotocol ongewenst gedrag en huis- en gedragsregels opgesteld.

Uit onderzoek van Arboportaal blijkt dat één op de tien werknemers in Nederland af en toe last heeft van seksuele intimidatie. Zelfs een onschuldig bedoelde opmerking kan een veel grotere impact hebben dan verwacht. Ook in de horeca vinden vormen van seksuele intimidatie plaats. Als werkgever wilt u dat uiteraard voorkomen. KHN heeft een modelprotocol ongewenst gedrag opgesteld.

KHN Huisregelbordje

Modelprotocol ongewenst gedrag

Het instellen van een protocol ter voorkoming van ongewenst gedrag dat is voorzien van een klachtenprocedure is één van de maatregelen die u als werkgever kunt nemen. De regeling moet toegankelijk zijn voor uw medewerkers. Voor de invoering van het beleid is instemming van de Ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging vereist. Lees hier meer over het toepassen van een protocol ongewenst gedrag.

Voor uw gasten: Huis- en gedragsregels 'Onze huisregels!'

Om uw gasten te wijzen op uw huis- en gedragregels in uw zaak heeft KHN huisregelbordjes ontwikkeld die u kunt bestellen. Wilt u een schildje (in perspex) bestellen dan kan dat via info@khn.nl. De verkoopprijs bedraagt 10 euro exclusief btw.

Welke mogelijkheden heeft u als een gast een reservering annuleert?

Het is u vast weleens overkomen: gasten die een reservering annuleren, terwijl u al kosten heeft gemaakt. Welke mogelijkheden heeft u dan als ondernemer? Als u schade heeft opgelopen door een annulering kunt u deze verhalen op uw gasten op basis van de door KHN opgestelde Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH).

Deze zijn van toepassing op in Nederland gevestigde horecabedrijven zoals:

  • Hotels
  • Restaurants
  • Cafés
  • Aanverwante bedrijven, zoals cateringbedrijven en party-servicebedrijven

Hoe doet u dat?

Wilt u schade verhalen? Dan moet u de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing hebben verklaard op de overeenkomst. U kunt de voorwaarden in het Engels, Duits, Chinees en Nederlands van onze website downloaden en zelf op uw website zetten en/of aan gasten geven. Maak hiervoor gebruik van de verwijzingstekst die wij hiervoor adviseren.

Hoeveel kan ik in rekening brengen?

Welk bedrag u aan de gast in rekening kunt brengen is afhankelijk van het tijdstip van annulering, type reservering en of het individuen of een groep betreft.

Annuleringskosten

De annuleringskosten zijn altijd een percentage van de reserveringswaarde. Bij no-show kunt u de volledige reserveringswaarde in rekening brengen. U kunt de schade eerst zelf proberen te verhalen door de gast meteen per brief te wijzen op de annuleringsafspraken. Ontvangt u geen betaling dan kunt u via een incassobureau uw vordering uit handen geven.

Meer informatie

U vindt hier meer informatie over de Uniforme Voorwaarden Horeca en het toepassen van de UVH.

Vragen?

Heeft u nog vragen over de UVH of hoe u ze van toepassing moet verklaren? Neem dan contact op met de adviseurs van Info & Advies via khnadvies@khn.nl of bel naar 0348 48 94 11.

Op welke uitkeringen heeft u als zelfstandig ondernemer recht?

Wat zijn de ondernemersuitkeringen waar u als zelfstandige horecaondernemer recht op heeft? KHN geeft antwoord en advies.

Arbeidsongeschiktheidsuitkering

Wanneer u zelfstandig ondernemer bent of wordt, bent u niet automatisch verzekerd tegen verlies van inkomsten door ziekte en arbeidsongeschiktheid. Een mogelijkheid is dat u als zelfstandig ondernemer voor een vervangend inkomen zorgt door zelf geld te reserveren. Als startende ondernemer is dat vaak nog lastig, vandaar dat er nog wat andere mogelijkheden zijn:

  • U kunt u apart verzekeren bij een verzekeringsmaatschappij.
  • U kunt bij UWV een Ziektewet-verzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (aov) afsluiten. Een medische keuring is niet vereist. Wel moet u zich, als u uit loondienst gaat of als uw uitkering stopt, binnen 13 weken na het einde van uw verplichte verzekering aanmelden voor de verzekering bij UWV.
  • U kunt deelnemen aan een zogenaamd broodfonds, voor de 1e twee jaar van uw arbeidsongeschiktheid. Een broodfonds bestaat uit ondernemers die elke maand geld opzij zetten. Als een van hen langdurig ziek is, krijgt hij van de anderen in zijn broodfonds elke maand schenkingen om van rond te komen.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor een arbeidsongeschiktheids­verzekering? Maak dan gebruik van de keuzetool verzekeren arbeidsongeschiktheid zelfstandige

Zwangerschapsuitkering

Wanneer u als zelfstandig ondernemer zwanger raakt, heeft u recht op een uitkering van ten minste 16 weken tijdens en na uw zwangerschap. Deze uitkering heet de Zelfstandig en Zwanger-regeling (ZEZ).

U komt in aanmerking voor een ZEZ als u voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:

  • U bent zelfstandige.
  • U bent zelfstandig beroepsbeoefenaar, bijvoorbeeld freelancer, artiest, huisarts, alfahulp of particuliere huishoudelijke hulp.
  • U bent meewerkend echtgenote/partner van een zelfstandige.

Als u in het kalenderjaar voordat uw zwangerschapsuitkering ingaat ten minste 1.225 uur als zelfstandige heeft gewerkt, ontvangt u de maximale uitkering. De maximale uitkering is gelijk aan de hoogte van het minimumloon. Werkte u in dat jaar minder dan 1.225 uur, dan is uw uitkering lager. De hoogte van de ZEZ is dan afhankelijk van uw winst in dat jaar. Dat geldt ook als u meewerkend echtgenote of partner bent.

Meer informatie over de ZEZ leest u op de site van rijksoverheid.

AOW-uitkering/pensioen

Ook zelfstandig ondernemers in Nederland die de pensioengerechtigde leeftijd bereikt hebben, hebben recht op een AOW-uitkering. Het AOW-bedrag dat u ontvangt is vaak niet toereikend om langere tijd van te leven. Vandaar dat er een aantal mogelijkheden is voor u als ondernemer om dit aan te vullen met de volgende regelingen:

  • Fiscale Oudedagsreserve 
    Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan bestaat de mogelijkheid tot de Fiscale Oudedagreserve (FOR). Hierbij mag u namelijk ieder jaar een deel van jouw winst reserveren voor na uw pensioen. Deze fiscale regeling geeft slechts uitstel van belastingheffing over dat specifieke deel van de winst.

  • ZZP-Pensioenfonds
    Bent u ZZP'er? Dan kan het zinvol zijn om te kijken naar een specifieke pensioenregeling voor zelfstandigen, waarbij u zelf flexibel pensioen kunt opbouwen. Dit ZZP-pensioenfonds is een initiatief van ZZP-organisaties, Loyalis en pensioenuitvoerder APG. Bij deze pensioenregeling bepaalt u zelf hoeveel geld u inlegt en wanneer u dat doet. Daarnaast kunt u deze inleg tot op een bepaalde hoogte aftrekken van de belasting.

  • Overige mogelijkheden:
    1. Sparen en/of Lijfrente regelingen, meer informatie hierover kunt u inwinnen bij KHN Verzekeringen. 
    2. Waardeontwikkeling, meer informatie hierover kunt u inwinnen bij KHN Bedrijfsadvies.

 

 

 

Uitkering bij bedrijfsbeëindiging

Wanneer u stopt met uw bedrijf, ga dan na of u in aanmerking komt voor een uitkering via uw gemeente. Op ondernemersplein.nl vindt u meer informatie.  

Bijstandverlening Zelfstandigen

Heeft u als zelfstandig ondernemer financiële ondersteuning nodig? U kunt bij uw gemeente verschillende vormen van bijstand aanvragen. Deze ondersteuning krijgt u op basis van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz).

Kopie of scan maken van identiteitsdocument van een gast. Mag dat?

In sommige hotels en vakantieparken wordt nog steeds ‘standaard’ een kopietje van een paspoort of een rijbewijs van gasten gemaakt. Mag dat eigenlijk? Het korte antwoord is ‘nee’. In de horeca is het kopiëren van een paspoort of rijbewijs niet toegestaan. KHN geeft uitleg over de wettelijke regels.

In de horeca worden veel overeenkomsten gesloten en daarbij kan het om veel geld gaan. Dan wil je als ondernemer de identiteit van de gast kunnen vaststellen. Voor aanbieders van nachtverblijf (onder andere hotels, vakantieparken en campings) geldt bovendien dat ze verplicht zijn om hun gasten te registreren. Dan lijkt het het gemakkelijkst om een kopie of een scan van het legitimatiebewijs te maken. Dit is alleen meestal wettelijk niet toegestaan.

Gewone en bijzondere persoonsgegevens

Identiteitsbewijzen bevatten persoonsgegevens, dat zijn alle gegevens over een geidentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Er zijn gewone persoonsgegevens zoals naam, adres en woonplaats én er zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Op een identiteitsbewijs staan twee bijzondere persoonsgegevens: de pasfoto en het burgerservicenummer.

Verwerken van bijzondere persoonsgegevens mag niet

Het verwerken (vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen en uitwissen van gegevens) van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij er een uitzondering in de wet staat. Voor private partijen , zoals in de horeca, is dat niet het geval. Het kopiëren van identiteitsdocumenten van klanten betekent dat er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt en omdat hiervoor geen wettelijke grondslag bestaat, is dit niet toegestaan.

Uitzondering

Er is één uitzondering waarbij private partijen een kopie of scan van een identiteitsdocument mogen maken: dat zijn voertuigverhuurbedrijven die zijn aangesloten bij de BOVAG. Om diefstal en verduistering te bestrijden, mogen die bedrijven wel een kopie maken van een identiteitsdocument van hun klant op voorwaarde dat de pasfoto en het burgerservicenummer zijn afgeschermd.

Hoe zit het met nachtregister en ‘kopietje paspoort’?

Hotels mogen dus geen kopie of scan maken. Zij zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht weliswaar verplicht om hun gasten te registreren, maar daarvoor hoeft alleen de naam en woonplaats van de gast, de dag van aankomst en het type identiteitsdocument dat is getoond worden geregistreerd. Een kopie maken van een identiteitsdocument mag dus niet.

Een reisleider die de paspoorten van de groep verzamelt en afgeeft aan de receptie van het hotel waar de groep gaat verblijven, verspreidt (bijzondere) persoonsgegevens en dat is dus evenmin toegestaan. Daarnaast is dit ook in strijd met de Paspoortwet waarin is vastgelegd dat een paspoort alleen mag worden afgegeven als er een wettelijke verplichting is.

Meer weten?

Voor meer informatie kijkt op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Terug