Ondernemen

Als horecaondernemer krijg je echt met alle facetten van ondernemen te maken: voortdurend inspelen op trends en ontwikkelingen in uw omgeving, nieuwe concepten neerzetten die kleur en smaak geven aan het dagelijks leven van uw gasten, gebruik maken van kennis en tools op het gebied van inkoop, marketing, HRM, logistiek, productie, technologie, etcetera.

KHN geeft de horeca power!

Nieuws

Meer Nederlanders kiezen voor zomervakantie in eigen land

14-02-2019
-

Van de 12 miljoen vakantiegangers blijft 28 procent binnen de Nederlandse grens. Goed nieuws voor de horeca!

Meerderheid horecaondernemers ziet aantal no shows toenemen

05-02-2019
-

62 procent van de horecaondernemers ziet aantal no shows toenemen

KHN: Lage ww-premie jongeren in Wab goed voor horeca

05-02-2019
-

KHN heeft na intensieve lobby twee belangrijke successen geboekt

Werkkostenregeling voor bijvoorbeeld kerstpakket of bedrijfsuitje vanaf 2020 verruimd

05-02-2019
-

Vooral kleine werkgevers hebben voordeel van de nieuwe regeling

Verplichte energieregistratie op 1 juli, e-loket in maart open

05-02-2019
-

Verbruikt jouw bedrijf meer dan 50.000 kWh of meer dan 25.000 m3 gas per jaar? Dan ben je verplicht om vóór 1 juli 2019 aangeven welke maatregelen je hebt genomen om energie te besparen!

Vraag & antwoord

Waar moet je op letten als je een contract met een leverancier aan wilt gaan?

Hoe sluit je een overeenkomst? Welke afspraken moet je maken? En hoe kun je misverstanden voorkomen? KHN geeft antwoord!

Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en aanvaarding daarvan. Het is verstandig om zowel het aanbod als de aanvaarding schriftelijk vast te leggen. Wanneer de afspraken niet op papier staan maar mondeling zijn besproken, kan dit op een later tijdstip problemen opleveren. Staat er niets op papier, dan is het lastig om te bewijzen wat de mondelinge afspraak inhield.

Waar moet je in ieder geval aan te denken?
Zorg er dus voor dat de rechten en plichten duidelijk zijn. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende afspraken:

  • Voor welke duur ga je het contract aan?
  • Hoe eindigt het contract?
  • Wordt het stilzwijgend verlengd? En zo ja, voor welke duur?
  • Hoe kun je het contract opzeggen? Wat is de opzegtermijn?
  • Wat kun je van de leverancier verwachten (kwantiteit, kwaliteit)?
  • Wat staat daar tegenover/ wat is de prijs die je betaalt?
  • Staan de prijzen vast of stijgen deze de komende jaren?
  • Hoe moet je betalen?
  • Zijn er risico’s? Bijvoorbeeld tijdens het vervoer, producten kunnen over de datum zijn etc.
  • Voor wiens rekening komt welke schade? Denk bijvoorbeeld aan schade tijdens het vervoeren van producten naar uw bedrijf etc.

Algemene bepalingen
Naast de overeenkomst zelf is het mogelijk dat er algemene bepalingen van toepassing verklaard zijn. Het is belangrijk dat je op de hoogte bent van de inhoud van de bepalingen. Lees deze dus altijd voordat je tekent. Vaak staan de regels over automatisch verlengen en de mogelijkheden tot prijsaanpassingen in de algemene bepaling.

Tip!
Voorkom problemen door de afspraken duidelijk op papier te zetten. Weet wat je tekent, om misverstanden achteraf te voorkomen! Instrueer ook de medewerkers. Geef aan dat zij nooit hun handtekening mogen zetten onder een contract en ook geen mondeling of telefonisch akkoord mogen geven.

KHN Ledenvoordelen
Weet je welke horecaleveranciers een KHN Ledenvoordeel bieden? Bekijk het overzicht met KHN Ledenvoordelen.

Vragen?
Neem contact op met KHN Advies via 0348 48 94 89 of khnadvies@khn.nl.

Wat is de garantietermijn van een aankoop voor mijn bedrijf?

Wat is de garantietermijn van jouw zakelijke aankoop? En heb je na de garantietermijn nog recht op garantie? Is het verstandig om extra garantie te 'kopen'? KHN geeft antwoord en advies!

De garantietermijn kan verschillen per product. Bij de aankoop van een product voor jouw bedrijf kun je fabrieks-, leveranciers- of importeursgarantie krijgen. De termijn van deze garantie vind je terug in de koopovereenkomst of bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden die gelden voor de aanschaf van dat product. 

Bestaat er nog garantie na verstrijken van de garantietermijn?
Het kan voorkomen dat je na de garantietermijn tóch nog aanspraak kunt maken op de garantie. Bijvoorbeeld als er sprake is van een productiefout. Je dient dan aan te tonen dat het product niet alle eigenschappen bezit die je op basis van de koopovereenkomst mag verwachten.

Het 'kopen' van extra garantie
In sommige gevallen krijg je bij de aanschaf van een product de keuze om de garantietermijn te verlengen tegen extra kosten. In principe is dit niet nodig. Als er sprake is van een productiefout, en je kunt dit aantonen, moet je op basis van de wet garantie krijgen.

In de praktijk is het soms lastig een mankement als gevolg van een productiefout te bewijzen. En als een leverancier niet van plan is om het gebrek kosteloos te repareren, ondanks dat er sprake is van een productiefout, kun je een discussie krijgen waar je zonder tussenkomst van een rechter niet uitkomt.

Je kunt er vooraf voor kiezen om een garantietermijn af te spreken en hiervoor te betalen. Dit is niet verplicht. Op deze manier heb je vooraf duidelijkheid en kun je dergelijke discussies wellicht voorkomen of verminderen.

Vragen?
Neem contact op met KHN Advies via 0348 48 94 89 of khnadvies@khn.nl.

Mogen vrijwilligers in jouw zaak werken?

Word je wel eens benaderd door iemand uit jouw omgeving die zich aanbiedt om gratis bijvoorbeeld in jouw zaak onderhoudsklusjes te verrichten, de tuin bij jouw zaak bij te houden of andere klusjes te verzorgen? Mag je deze mensen in jouw zaak laten werken? En onder welke voorwaarden? KHN geeft antwoord!

Deze mensen vragen vaak geen uurloon, maar je biedt ze bijvoorbeeld aan dat ze kosteloos bij je kunnen lunchen, of een kopje koffie kunnen drinken. Is dit toegestaan, of werk je dan ineens met vrijwilligers?

Wel of geen vergoeding?

Het is voor een bedrijf met een winstoogmerk niet toegestaan om mensen aan het werk te hebben zonder daar loon aan te betalen. Vrijwilligerswerk is werk dat meestal niet betaald wordt en werk dat niet verplicht wordt gedaan. Een vrijwilliger kan een vergoeding ontvangen maar heeft geen recht op loon. Het werken met vrijwilligers is voornamelijk voorbehouden aan stichtingen en verenigingen met een cultureel belang.

Wanneer is er sprake van vrijwilligerswerk?

Er is sprake van vrijwilligerswerk als het werk:

  • Een algemeen of maatschappelijk belang dient
  • Geen banen kost en niet in de plaats komt van een betaalde baan
  • Geen winstoogmerk heeft  

Dus wil je mensen in jouw bedrijf laten werken, sluit dan altijd een arbeidsovereenkomst af.

Vragen?

Wil je meer weten? Neem dan contact op met de Adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of mail naar khnadvies@khn.nl.

Mag je vlogs, filmpjes en foto’s van gasten in jouw bedrijf delen via social media?

Mag je foto's die je in jouw zaak van je gasten hebt gemaakt zomaar delen via social media? Wat zijn de regels voor portretrecht? KHN geeft antwoord!

Stel: Je organiseert een feestje in je zaak en maakt daar leuke foto’s en filmpjes van. Of je krijgt leuke foto’s van je gasten doorgestuurd. Mag je deze beelden delen via jouw website of social media?

Portretrecht

Als een fotograaf iemand op de foto zet, komt het portretrecht toe aan de afgebeelde persoon en de auteursrechten in principe aan de fotograaf. Portretrecht is persoonlijk en kan alleen worden uitgeoefend door of namens de afgebeelde persoon. Het juridische begrip portret is breder dan in het dagelijkse spraakgebruik wordt gebruikt. Voor een portret is niet vereist dat de geportretteerde daarvoor heeft geposeerd: ook een foto die stiekem gemaakt is, kan een portret zijn.  

Herkenbaarheid is wel een vereiste voor portretrecht, maar dat moet in dit geval breed worden uitgelegd. Het gaat niet alleen om de herkenbaarheid van het gezicht, maar bijvoorbeeld ook om een bepaalde typerende houding van die persoon.

In opdracht of niet?

Er wordt binnen het portretrecht onderscheid gemaakt tussen een portret dat in opdracht is gemaakt en een portret dat niet in opdracht is gemaakt. Wanneer een portret in opdracht is gemaakt, zegt dat niet automatisch dat er ook toestemming gegeven is voor publicatie. Het portretrecht beperkt het recht om het openbaar te mogen maken, daarvoor is toestemming vereist van de geportretteerde.  

Een portret is niet in opdracht gemaakt bij bijvoorbeeld straat- of persfotografie. In zo’n geval kan de afgebeelde persoon zich alleen verzetten tegen publicatie voor zover die persoon een redelijk belang heeft om zich daar tegen te verzetten. Zonder verzet, mag het in principe vrij gepubliceerd worden. Meestal gaat het in het verzet om een belang in de privacysfeer.

Het is doorgaans toegestaan om zonder toestemming mensen op beeld te zetten in voor publiek toegankelijke ruimtes. Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de belangen van de gefotografeerden. Bij twijfel is het altijd beter om vooraf toch toestemming te vragen.

Bewakingscamera's

Het inzetten van bewakingscamera’s is toegestaan als dit noodzakelijk is. Lees hier meer over cameratoezicht in uw zaak.

AVG (de nieuwe privacywet)

De Algemene Verordening Gegevensverwerking heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens. Foto’s van medewerkers of gasten zijn ook persoonsgegevens. Er moet dus worden bepaald wat het doel is om de foto’s te publiceren en er moet expliciete toestemming zijn van de persoon die op de foto staat. Heb je bijvoorbeeld een fotobibliotheek op jouw facebookpagina ter promotie van bepaalde evenementen? Geef dan aan de gasten aan: wij hebben een fotobibliotheek om onze evenementen onder de aandacht te brengen bij potentiële gasten. Wil je je foto’s hier tussen geplaatst zien, mail deze dan naar ons door. Voor medewerkers en smoelenboeken geldt dit ook.

Overtreden

Wanneer je zonder toestemming toch foto’s publiceert die de privacy van de betrokkene kunnen schaden, dan pleeg je inbreuk op het portretrecht. De betrokkene kan via de rechter verdere verspreiding verbieden en een vergoeding vragen voor de geleden schade. In de meeste gevallen zal de betrokkene kiezen voor een ‘goedkopere optie’ en een brief sturen met het verzoek om de inbreukmakende activiteiten te stoppen. Mocht je geen gehoor geven aan een dergelijke brief, dan kan er een voorlopige voorziening middels een kort geding worden afgedwongen, met daarbij vaak een dwangsom. 

Met betrekking tot overtreding van de AVG-verplichtingen is het de Autoriteit Persoonsgegevens die controleren naar aanleiding van klachten van betrokkenen of op hun eigen initiatief (bij vermoeden van overtreding). Zij kunnen corrigerende maatregelen nemen, als een waarschuwing of het opleggen van een boete.

Mag je personeelsdossiers digitaal bewaren?

Waar moet je op letten als u personeelsdossiers digitaal wilt bewaren? Wat zijn de veiligheidseisen? KHN geeft antwoord en advies.

Personeelsdossiers mogen digitaal bewaard worden. Maar let op! In juridisch opzicht kleven er nogal wat haken en ogen aan het beheren en bewaren van personeelsdossiers. Bijvoorbeeld het treffen van passende beveiligingsmaatregelen en de bewijsfunctie van de personeelsdossiers.

Digitaal bewaren

Je krijgt te maken met verschillende verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) en de wet meldplicht datalekken. De volgende verplichting voor het verwerken van de persoonsgegevens zijn het belangrijkst:

  • Je bent als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in de personeelsadministratie.
  • De gegevens moeten het doel dienen waarvoor ze verwerkt worden. Je mag geen overbodige informatie bewaren.
  • Je dient jouw personeelsleden te informeren over de doeleinden waarvoor je hun gegevens verzamelt.
  • Je moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
  • Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor je de gegevens verzamelt of gebruikt.

Je moet jouw medewerkers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien en eventueel te corrigeren. Het recht op inzage geldt in principe voor het gehele personeelsdossier. Werknemers hebben geen recht op inzage in (elektronische) correspondentie in hun personeelsdossier die persoonlijke aantekeningen en gedachten bevat en alleen bedoeld is voor intern overleg en beraad.

Wet meldplicht datalekken

Sinds 1 januari 2016 regelt de Wet meldplicht datalekken dat je als werkgever een melding moet doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra er een datalek is. Een datalek is een toegang tot, vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling was. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een gestolen laptop of een verloren USB stick.  

Vanaf 25 mei 2018 is de privacyregelgeving op Europees niveau geregeld. De wet bescherming persoonsgegevens geldt niet meer en daarvoor is de AVG in de plaats gekomen.

Bewijsfunctie van het personeelsdossier

De bewijsfunctie is een belangrijk aspect van het personeelsdossier. Denk aan de originele ondertekende arbeidsovereenkomsten, gespreksverslagen enzovoorts. Er dienen strikte voorwaarden gesteld te worden aan het scanproces, het opslaan van de documenten en het beheerproces na het digitaliseren om de authenticiteit te waarborgen. Meer hierover kun je nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht op de website van de Belastingdienst.

OR

Houd er rekening mee dat een OR instemmingsrecht heeft als het gaat om het invoeren, wijzigen en intrekken van een systeem dat persoonsgegeven van medewerkers verwerkt. 

Vragen?

Wilt je meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of per mail: khnadvies@khn.nl.

Moet er in jouw hotel ook ’s nachts een leidinggevende aanwezig zijn met een diploma sociale hygiëne?

 

Als er in jouw bedrijf alcohol geschonken wordt, moet er een leidinggevende aanwezig te zijn met sociale hygiëne. Maar moet hij of zij altijd aanwezig zijn? KHN geeft antwoord.

 

Er hoeft alleen een leidinggevende met een diploma sociale hygiëne die op de Drank- en Horecavergunning staat, aanwezig te zijn op het momenten dat de horecalokaliteit voor publiek geopend is. Horecalokaliteiten zijn die ruimtes waar alcohol geschonken wordt en die op de drank- en horecavergunning als zodanig zijn benoemd. Wanneer de bar en/of restaurant dus gesloten is voor gasten, hoeft er geen leidinggevende met sociale hygiëne meer aanwezig te zijn.

Roomservice en minibars

Hoe zit dat dan met roomservice en alcohol in de minibars? De hotelkamer wordt niet gezien als horecalokaliteit. Op momenten dat de bar en/of het restaurant gesloten zijn, mag je wel roomservice of alcohol vanuit de minibar aanbieden en dan hoeft er geen leidinggevende met sociale hygiëne aanwezig te zijn.

Wat kun jij als werkgever doen tegen seksuele intimidatie in jouw zaak?

Een seksueel getinte opmerking, een starende blik of een ongewenste aanraking... Seksuele intimidatie komt helaas ook in de horeca voor. Als werkgever wil je er alles aan doen om dat te voorkomen. Maar hóe doe je dat? KHN heeft een modelprotocol ongewenst gedrag en huis- en gedragsregels opgesteld.

Uit onderzoek van Arboportaal blijkt dat één op de tien medewerkers in Nederland af en toe last heeft van seksuele intimidatie. Zelfs een onschuldig bedoelde opmerking kan een veel grotere impact hebben dan verwacht. Ook in de horeca vinden vormen van seksuele intimidatie plaats. Als werkgever wil je dat uiteraard voorkomen. KHN heeft een modelprotocol ongewenst gedrag opgesteld.

KHN Huisregelbordje

Modelprotocol ongewenst gedrag

Het instellen van een protocol ter voorkoming van ongewenst gedrag dat is voorzien van een klachtenprocedure is één van de maatregelen die je als werkgever kunt nemen. De regeling moet toegankelijk zijn voor jouw medewerkers. Voor de invoering van het beleid is instemming van de Ondernemingsraad/personeelsvertegenwoordiging vereist. Lees hier meer over het toepassen van een protocol ongewenst gedrag.

Voor uw gasten: Huis- en gedragsregels 'Onze huisregels!'

Om jouw gasten te wijzen op uw huis- en gedragregels in jouw zaak heeft KHN huisregelbordjes ontwikkeld die je kunt bestellen. Wil je een schildje (in perspex) bestellen? Dat kan eenvoudig via info@khn.nl (de kosten zijn 10 euro exclusief btw).

Welke mogelijkheden zijn er als een gast een reservering annuleert?

Het is je vast weleens overkomen: gasten die een reservering annuleren, terwijl je al kosten hebt gemaakt. Welke mogelijkheden heb je dan als ondernemer? Als je schade hebt opgelopen door een annulering kun je deze verhalen op de gasten op basis van de door KHN opgestelde Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH).

Deze zijn van toepassing op in Nederland gevestigde horecabedrijven zoals:

  • Hotels
  • Restaurants
  • Cafés
  • Aanverwante bedrijven, zoals cateringbedrijven en party-servicebedrijven

Hoe doet je dat?

Wil je schade verhalen? Dan moet je de Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van toepassing hebben verklaard op de overeenkomst. Je kunt de voorwaarden in het Engels, Duits, Chinees en Nederlands van onze website downloaden en zelf op jouw website zetten en/of aan gasten geven. Maak hiervoor gebruik van de verwijzingstekst die wij hiervoor adviseren.

Hoeveel kan ik in rekening brengen?

Welk bedrag je aan de gast in rekening kunt brengen is afhankelijk van het tijdstip van annulering, type reservering en of het individuen of een groep betreft.

Annuleringskosten

De annuleringskosten zijn altijd een percentage van de reserveringswaarde. Bij no-show kun je de volledige reserveringswaarde in rekening brengen. Je kunt de schade eerst zelf proberen te verhalen door de gast meteen per brief te wijzen op de annuleringsafspraken. Ontvang je geen betaling dan kun je via een incassobureau de vordering uit handen geven.

Meer informatie

U vindt hier meer informatie over de Uniforme Voorwaarden Horeca en het toepassen van de UVH.

Vragen?

Heeft u nog vragen over de UVH of hoe u ze van toepassing moet verklaren? Neem dan contact op met de adviseurs van KHN Advies via khnadvies@khn.nl of bel naar 0348 48 94 89.

Op welke uitkeringen heb je als zelfstandig ondernemer recht?

Wat zijn de ondernemersuitkeringen waar je als zelfstandige horecaondernemer recht op hebt? KHN geeft antwoord en advies.

Arbeidsongeschiktheidsuitkering

Wanneer je zelfstandig ondernemer bent of wordt, ben je niet automatisch verzekerd tegen verlies van inkomsten door ziekte en arbeidsongeschiktheid. Een mogelijkheid is dat je als zelfstandig ondernemer voor een vervangend inkomen zorgt door zelf geld te reserveren. Als startende ondernemer is dat vaak nog lastig, vandaar dat er nog wat andere mogelijkheden zijn:

  • Je kunt je apart verzekeren bij een verzekeringsmaatschappij.
  • Je kunt bij UWV een Ziektewet-verzekering en een arbeidsongeschiktheidsverzekering (aov) afsluiten. Een medische keuring is niet vereist. Wel moet je je, als je uit loondienst gaat of als jouw uitkering stopt, binnen 13 weken na het einde van jouw verplichte verzekering aanmelden voor de verzekering bij UWV.
  • Je kunt deelnemen aan een zogenaamd broodfonds, voor de 1e twee jaar van jouw arbeidsongeschiktheid. Een broodfonds bestaat uit ondernemers die elke maand geld opzij zetten. Als een van hen langdurig ziek is, krijgt hij van de anderen in zijn broodfonds elke maand schenkingen om van rond te komen.

Wilt je meer weten over de mogelijkheden voor een arbeidsongeschiktheids­verzekering? Maak dan gebruik van de keuzetool verzekeren arbeidsongeschiktheid zelfstandige

Zwangerschapsuitkering

Wanneer je als zelfstandig ondernemer zwanger raakt, heb je recht op een uitkering van ten minste 16 weken tijdens en na de zwangerschap. Deze uitkering heet de Zelfstandig en Zwanger-regeling (ZEZ).

Je komt in aanmerking voor een ZEZ als u voldoet aan 1 van de volgende voorwaarden:

  • Je bent zelfstandige.
  • Je bent zelfstandig beroepsbeoefenaar, bijvoorbeeld freelancer, artiest, huisarts, alfahulp of particuliere huishoudelijke hulp.
  • Je bent meewerkend echtgenote/partner van een zelfstandige.

Als je in het kalenderjaar voordat jouw zwangerschapsuitkering ingaat ten minste 1.225 uur als zelfstandige heeft gewerkt, ontvang je de maximale uitkering. De maximale uitkering is gelijk aan de hoogte van het minimumloon. Werkte je in dat jaar minder dan 1.225 uur, dan is jouw uitkering lager. De hoogte van de ZEZ is dan afhankelijk van jouw winst in dat jaar. Dat geldt ook als je meewerkend echtgenote of partner bent.

Meer informatie over de ZEZ leest u op de site van rijksoverheid.

AOW-uitkering/pensioen

Ook zelfstandig ondernemers in Nederland die de pensioengerechtigde leeftijd bereikt hebben, hebben recht op een AOW-uitkering. Het AOW-bedrag dat je ontvangt is vaak niet toereikend om langere tijd van te leven. Vandaar dat er een aantal mogelijkheden is voor jou als ondernemer om dit aan te vullen met de volgende regelingen:

  • Fiscale Oudedagsreserve 
    Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan bestaat de mogelijkheid tot de Fiscale Oudedagreserve (FOR). Hierbij mag je namelijk ieder jaar een deel van jouw winst reserveren voor na je pensioen. Deze fiscale regeling geeft slechts uitstel van belastingheffing over dat specifieke deel van de winst.

  • ZZP-Pensioenfonds
    Bent je ZZP'er? Dan kan het zinvol zijn om te kijken naar een specifieke pensioenregeling voor zelfstandigen, waarbij je zelf flexibel pensioen kunt opbouwen. Dit ZZP-pensioenfonds is een initiatief van ZZP-organisaties, Loyalis en pensioenuitvoerder APG. Bij deze pensioenregeling bepaal je zelf hoeveel geld je inlegt en wanneer je dat doet. Daarnaast kun je deze inleg tot op een bepaalde hoogte aftrekken van de belasting.

  • Overige mogelijkheden:
    1. Sparen en/of Lijfrente regelingen, meer informatie hierover kun je inwinnen bij KHN Verzekeringen. 
    2. Waardeontwikkeling, meer informatie hierover kun je inwinnen bij KHN Bedrijfsadvies.

 

 

 

Uitkering bij bedrijfsbeëindiging

Wanneer je stopt met je bedrijf, ga dan na of je in aanmerking komt voor een uitkering via jouw gemeente. Op ondernemersplein.nl vindt je meer informatie.  

Bijstandverlening Zelfstandigen

Heb je als zelfstandig ondernemer financiële ondersteuning nodig? Je kunt bij de gemeente verschillende vormen van bijstand aanvragen. Deze ondersteuning krijg je op basis van het Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz).

Kopie of scan maken van identiteitsdocument van een gast. Mag dat?

In sommige hotels en vakantieparken wordt nog steeds ‘standaard’ een kopietje van een paspoort of een rijbewijs van gasten gemaakt. Mag dat eigenlijk? Het korte antwoord is ‘nee’. In de horeca is het kopiëren van een paspoort of rijbewijs niet toegestaan. KHN geeft uitleg over de wettelijke regels.

In de horeca worden veel overeenkomsten gesloten en daarbij kan het om veel geld gaan. Dan wil je als ondernemer de identiteit van de gast kunnen vaststellen. Voor aanbieders van nachtverblijf (onder andere hotels, vakantieparken en campings) geldt bovendien dat ze verplicht zijn om hun gasten te registreren. Dan lijkt het het gemakkelijkst om een kopie of een scan van het legitimatiebewijs te maken. Dit is alleen meestal wettelijk niet toegestaan.

Gewone en bijzondere persoonsgegevens

Identiteitsbewijzen bevatten persoonsgegevens, dat zijn alle gegevens over een geidentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Er zijn gewone persoonsgegevens zoals naam, adres en woonplaats én er zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Op een identiteitsbewijs staan twee bijzondere persoonsgegevens: de pasfoto en het burgerservicenummer.

Verwerken van bijzondere persoonsgegevens mag niet

Het verwerken (vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen en uitwissen van gegevens) van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij er een uitzondering in de wet staat. Voor private partijen , zoals in de horeca, is dat niet het geval. Het kopiëren van identiteitsdocumenten van klanten betekent dat er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt en omdat hiervoor geen wettelijke grondslag bestaat, is dit niet toegestaan.

Uitzondering

Er is één uitzondering waarbij private partijen een kopie of scan van een identiteitsdocument mogen maken: dat zijn voertuigverhuurbedrijven die zijn aangesloten bij de BOVAG. Om diefstal en verduistering te bestrijden, mogen die bedrijven wel een kopie maken van een identiteitsdocument van hun klant op voorwaarde dat de pasfoto en het burgerservicenummer zijn afgeschermd.

Hoe zit het met nachtregister en ‘kopietje paspoort’?

Hotels mogen dus geen kopie of scan maken. Zij zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht weliswaar verplicht om hun gasten te registreren, maar daarvoor hoeft alleen de naam en woonplaats van de gast, de dag van aankomst en het type identiteitsdocument dat is getoond worden geregistreerd. Een kopie maken van een identiteitsdocument mag dus niet.

Een reisleider die de paspoorten van de groep verzamelt en afgeeft aan de receptie van het hotel waar de groep gaat verblijven, verspreidt (bijzondere) persoonsgegevens en dat is dus evenmin toegestaan. Daarnaast is dit ook in strijd met de Paspoortwet waarin is vastgelegd dat een paspoort alleen mag worden afgegeven als er een wettelijke verplichting is.

Meer weten?

Voor meer informatie kijkt op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Terug
Meer thema's
Wat vindt KHN
Tools
Cursussen
Ledenvoordelen