Moet ik altijd een kopie ID bewijs van medewerkers in mijn administratie bewaren?

Moet ik altijd een kopie ID bewijs van personen die in mijn bedrijf werken in mijn administratie hebben? En is er nog verschil tussen personeel dat ik via een uitzendbureau in huur of dat ik zelf in dienst heb? KHN geeft antwoord.

Personeel bij jou zelf in dienst

Voor al het personeel dat je zelf in dienst hebt, geldt dat je een kopie van het ID bewijs bij aanvang van het dienstverband in het dossier moet hebben. De kopie hoeft niet vervangen te worden op het moment dat het ID bewijs verloopt. LET OP: heb je een medewerker in dienst van buiten de EER, dan moet je wél altijd een kopie van een geldig ID bewijs in je administratie hebben.

Ingeleend personeel

Op het moment dat je personeel in leent, bijvoorbeeld via een uitzendbureau of payroll, dan is het voor ingeleend personeel binnen de EER niet toegestaan om een kopie van het ID bewijs in de administratie op te nemen. Je dient wel op de eerste werkdag de ingeleende medewerker te vragen om zijn (originele) ID bewijs te tonen. In je administratie dien je dan de volgende gegevens te noteren:

• Naam met evt. geboortedatum en adresgegevens
• Nationaliteit
• Soort ID-bewijs, ID-nummer en geldigheidsduur
• Burgerservicenummer (BSN)

Je kunt deze gegevens ook van het uitlenende bedrijf krijgen, maar let erop dat je op de eerste dag wel het originele ID bewijs controleert, zodat je ook zeker weet dat diegene die het uitlenende bedrijf naar jou toe heeft gestuurd, ook daadwerkelijk voor je staat.

LET OP: ook hier geldt dat je bij ingeleend personeel van buiten de EER wel altijd een kopie van een geldig ID bewijs in je administratie moet bewaren. Ook dien je een kopie van een eventuele tewerkstellingsvergunning van het uitlenende bedrijf te krijgen en deze moet ook in je eigen administratie opgenomen worden.

Wat moet er op de kopie staan?

Zorg dat er op de kopie(en) altijd duidelijk zichtbaar zijn de foto, persoonsgegevens, het BSN- en documentnummer en de aard van het document. Aanvullend geldt voor een medewerker van buiten de EER dat een kopie van de verblijfssticker van de IND nodig is wanneer er geen speciale verblijfsvergunningskaart aanwezig is.

Bewaartermijn

De kopieën van het ID bewijs moeten tot 5 jaar na einde dienstverband in het personeelsdossier zijn opgenomen.