Visitor Data biedt inzicht in verblijfstoerisme en brengt administratieve last hotels terug

Inmiddels hebben de meeste gemeenten in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) het digitaal nachtregister ingevoerd. Naast inzichten op het niveau van de gemeente, hebben gebruikers tevens toegang tot de regionale inzichten. Ons bestuur steunt het digitale nachtregister omdat dit waardevolle inzichten biedt, zorgt voor lagere administratieve lasten en bijdraagt aan een gelijk speelveld. Voor leden die vragen hebben over deelname aan het digitale nachtregister, zijn de belangrijkste vragen hieronder opgenomen en voorzien van een duidelijk antwoord.

Vraag & Antwoord

• Is het verplicht gegevens uit mijn nachtregister te delen met de gemeente?
  Ja, dit is verplicht op grond van de wet. De gemeente kan te allen tijde informatie uit uw nachtregister opvragen. Vroeger gebeurde dit via de politiebriefjes. De MRA gemeenten hebben het digitaal nachtregister ingevoerd als instrument om bepaalde gegevens makkelijker te kunnen delen.

• Hoe kan ik de gegevens aanleveren?
  Er zijn drie manieren om aan te leveren. Voor de meest gebruikte property management systemen zijn koppelingen ontwikkeld, zodat de gegevens dagelijks automatisch worden verwerkt en u er verder geen omkijken naar heeft. Daarnaast is het mogelijk gebruik te maken van een Excel-format óf kunnen de gegevens worden ingevoerd via een webformulier.

• Om wat voor een gegevens gaat het?
  Het gaat om de volgende anonieme gegevens: aantal gasten, dag van aankomst, dag van vertrek (of aantal nachten), woonland en -plaats en hoofdreden van bezoek.

• Hoe is de privacy van mijn gasten en het voldoen aan de AVG geborgd?
  In het digitale nachtregister worden alleen anonieme gegevens verwerkt. Er worden geen persoonsgegevens (zoals namen en adressen) verwerkt waardoor privacy geen issue is en de AVG niet van toepassing is.

• Wat gebeurt er met de gegevens?
  Alle aangeleverde, anonieme, data wordt verwerkt in een beveiligde database. Daar wordt de data automatisch omgezet in inzichten, tabellen en grafieken ten behoeve van analyse en onderzoek. U krijgt als hotelier, nadat u het deelnameformulier heeft getekend en retour gestuurd, toegang tot de portal met de inzichten. De aangeleverde data blijft van het betreffende hotel en mag niet commercieel worden (door)verkocht.

• Kunnen mijn collega’s of de gemeente de inzichten herleiden naar mijn bedrijf?
  Nee, de inzichten worden alleen getoond indien deze gebaseerd zijn op de samengestelde gegevens van minimaal vijf hotels. De samengestelde inzichten zijn niet herleidbaar tot een individueel hotel.

• Moet ik de gegevens ook nog maandelijks aanleveren bij het CBS?
  Nee, voor aangesloten hotels worden de verplichte maandelijkse CBS statistieken automatisch verzorgd via het digitale nachtregister. Dit is een gratis dienst die aan aangesloten hotels wordt geleverd door VisitorData.

• Bij wie kan ik terecht met vragen?
  Dit is afhankelijk van de aard van uw vraag:
  - Voor juridische vragen kunt u het beste contact opnemen met KHN, bijvoorbeeld over bescherming en gebruik van de gegevens. Contact via Eveline Doornhegge, e.doornhegge@khn.nl.
  - Voor technische vragen over de aansluiting op het digitale nachtregister en het automatiseren van de CBS statistieken, kunt u contact opnemen met Martijn-Gijs van den Broek van VisitorData: m.broek@visitordata.nl.

Toelichting digitaal nachtregister van VisitorData:

• Voorbeeld inzichten (zie bijlage)
• Algemene toelichting (zie tekst hieronder)
• Link naar VisitorData website: https://www.visitordata.nl

Wat is het digitale nachtregister?

In Nederland zijn alle hotels verplicht een doorlopend nachtregister bij te houden. Bijna alle hotels doen dit via hun PMS. Een deel van deze gegevens betreft persoonsgegevens. Het overige deel biedt een goede basis voor (anonieme) inzichten t.b.v. onderzoek, statistiek en city marketing. Dit is waar het digitale nachtregister om de hoek komt kijken. Het digitale nachtregister komt niet in de plaats van het eigen nachtregister van het hotel, maar sluit daarop aan door hergebruik te maken van specifieke niet-persoonsgegevens.

Welke gegevens worden verwerkt?

In het digitale nachtregister worden de volgende gegevens verwerkt:

• Aantal gasten
• Aankomst- en vertrekdatum
• Woonland (en eventueel woonplaats) van de hoofdboeker
• Hoofdreden van verblijf (business of leisure bezoek)

Geen van deze gegevens betreft een persoonsgegeven. Het digitale nachtregister is dan ook volledig AVG proof. De individuele gegevens zijn en blijven van de hotels. De samengestelde gegevens die tot inzichten zijn verwerkt op het niveau van de gemeente en regio zijn voor alle gebruikers, waarbij sprake is van een closed-user group. De portal is niet publiek toegankelijk en alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot de inzichten.

Is een technische aansluiting verplicht?

Nee, de technische aansluitingen zijn louter bedoeld om administratieve lasten weg te nemen bij de hotels. Op dit moment zijn circa 700 hotels aangesloten bij VisitorData waarvan circa 97% middels een automatische connectie met het PMS. Maar dat is dus geen vereiste. Het is tevens mogelijk om de gegevens maandelijks aan te leveren in een standaard rapportage uit het PMS. Het hotel stuurt VisitorData dan enkele dagen na maandeinde per e-mail een export met de check-outs of check-ins van de vorige maand. Ook bij maandaanlevering worden uiteraard geen persoonsgegevens verwerkt. Dezelfde gegevens als hierboven vermeld worden verwerkt, maar dan in 1 keer voor de hele maand.

Hoe kunnen gegevens worden aangeleverd?

Het is mogelijk om de gegevens op verschillende manieren aan te leveren (API, SFTP, etc.) in verschillende formats (json, xml, csv, txt). Meestal worden de gegevens in een dagelijkse report gepusht vanuit het PMS van het hotel naar VisitorData. Indien er een API beschikbaar is, dan kan VisitorData ook een integratie ontwikkelen (kosteloos). Voor meer dan 35 PMS-en zijn reeds automatische connecties ontwikkeld. Voor hotels die niet over een PMS beschikken, is het mogelijk de gegevens maandelijks aan te leveren in Excel. Met elk hotel dat aansluit op het platform worden de afspraken vastgelegd middels een deelnameformulier.

Wat zijn de voordelen van aansluiting?

Aansluiting op het digitale nachtregister is kosteloos. Indien een automatische connectie is ingeregeld, kost het de hotels geen tijd; alle processen verlopen immers automatisch. Aangesloten hotels ontvangen een inlog voor de portal met de inzichten van de betreffende gemeente en regio. Daarnaast werkt VisitorData samen met het CBS in de zin dat VisitorData de verplichte maandelijkse CBS statistieken voor de hotels automatisch mag verzorgen via het digitale nachtregister. De hotels hebben er dan geen omkijken meer naar en ontvangen dan geen brieven/reminders meer vanuit het CBS. Enige uitzondering is de jaarlijkse CBS ‘Inventarisatie Logiesaccommodaties’; die moet nog wel door de hotels zelf worden ingevuld.

Welke inzichten zijn in de portal beschikbaar?

De online portal met de inzichten bestaat uit 4 delen: 1. Mijn accommodatie met de inzichten op het niveau van het hotel (dit onderdeel is uiteraard alleen toegankelijk voor het hotel zelf en niet voor andere gebruikers van de portal; de gemeente heeft geen inzicht in de gegevens van individuele hotels). 2. Mijn gemeente met de samengestelde inzichten op het niveau van de gemeente. 3. Mijn regio met de samengestelde inzichten op het niveau van de regio en de aangesloten gemeenten in de regio. 4. Mijn favorieten waar gebruikers naar believen eigen dashboards kunnen samenstellen. Dit stelt hotels in staat om een city of regio benchmark te doen op specifieke inzichten. Gebruikers kunnen zelf filters instellen bijvoorbeeld m.b.t. het tijdvak, de tijdseenheid, het referentiejaar, segmentatie, herkomst, etc. In de portal geldt de regel dat de inzichten alleen worden getoond indien deze gebaseerd zijn op de samengestelde gegevens van minimaal 5 of meer accommodaties, zodat de inzichten niet herleidbaar zijn naar individuele hotels.