Krijgen jouw medewerkers een vaste reiskostenvergoeding en werken zij vanwege het coronavirus (bijna) volledig thuis of niet? Dan hoef je de vaste vergoeding niet aan te passen, maar het mag wel. Hoe zit dat dan precies en waar moet je op letten? Lees onze tips!

In ieder geval tot 1 januari 2022 kunnen de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen zijn die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever zijn toegekend.

Reiskostenvergoeding is géén recht

Het is uiteraard toegestaan om de reiskostenvergoeding onbelast te blijven uitbetalen, maar dat betekent niet dat je dit als werkgever ook moet doen. Veel werkgevers hebben de vergoeding al aan het begin van de crisis stil gezet. De medewerker maakt geen reiskosten, dus een vergoeding van die kosten hoeft niet. Veel werkgevers zijn overgestapt naar een declaratiesysteem waarbij alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers nog worden vergoed.

Reiskostenvergoeding vanaf 1 januari 2022

Medewerkers mogen vanaf 1 januari 2022 voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Welk vervoersmiddel hij of zij gebruikt doet er niet toe. De regels voor de vaste reiskostenvergoeding gelden zowel voor de onbelaste 19 cent per kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Betaal jij meer dan de daadwerkelijk afgelegde reiskosten, dan zijn die vergoedingen belast. Bijvoorbeeld: Een fulltime werknemer die elke dag per trein tussen Rotterdam en Utrecht reisde, kon de afgelopen maanden nog rekenen op een onbelaste reiskostenvergoeding van bijna 500 euro. Ook als hij die afstand niet daadwerkelijk aflegde en volledig thuiswerkte. Vanaf 1 januari 2022 valt deze vergoeding helemaal weg als hij thuiswerkt.

Vaste werkplek

Om de vaste reiskostenvergoeding te mogen handhaven moet de werkgever aantonen dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, moet er voortaan gedeclareerd worden per reis en zijn te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.

Vragen?

Wil je meer weten? Neem dan contact op met de adviseurs van KHN Advies via 0348 48 94 89 of per e-mail: khnadvies@khn.nl.