Hoe moeten we omgaan met wijzigingen in deelnemers bij een reeds afgegeven vergunning?

Bij wijzigingen van deelnemers moet een nieuwe vergunning aangevraagd worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), omdat iedere horecaondernemer een verwerkingsverantwoordelijke is.

Bij het indienen van een nieuwe vergunningaanvraag is het van belang dat nieuwe deelnemers (ondernemers)aansluiten bij het eerder verleende besluit met hetzelfde zaaknummer. Laat de AP dan ook weten dat er eerder een vergunning is afgegeven en dat deze ondernemers hierbij aansluiten.

De volgende documenten zijn nodig:

• Aanvraagformulier met de opmerking dat de nieuwe ondernemers aansluiten bij eerder afgegeven vergunning onder vermelding van het zaaknummer.
• Voor de volledigheid: bestaande DPIA van datzelfde gebied
• Voor de volledigheid: bestaande Protocol van datzelfde gebied (zonder bijlagen)
• Verklaringen van die nieuwe ondernemers
• Bestaande lijst met deelnemers met daarbij de nieuwe deelnemers.

Om dit proces voor KHN en de AP efficiënt te maken is besloten dat deze nieuwe aanvragen elke drie maanden behandeld worden door de AP.

Na vergunningverlening mogen de nieuwe deelnemende horecaondernemers deelnemen aan de CHO.

Als het platform is geactiveerd en later nieuwe bedrijven mee willen doen, mag de beheerder zelf deze bedrijven aanmaken in het platform, nádat deze bedrijven via een nieuwe vergunningsaanvraag toestemming hebben van de AP. Als bedrijven niet meer bestaan of om andere redenen niet meer mee doen aan het platform, kan de beheerder deze verwijderen van het platform. Dit moet dan nog wel bij een eerstvolgende vernieuwing van de vergunning aangegeven worden bij het AP.

Let op, het is een uitdaging gebleken de juiste gegevens zo compleet mogelijk en correct aan te leveren. Het is nodig om zeer zorgvuldig en nauwkeurig te werk te gaan en te zorgen dat de info van de deelnemerslijst exact correspondeert met de verklaringen van de ondernemers. Vaak blijken namen, adressen en/of contactgegevens niet exact gelijk te zijn.

Waar kan ik terecht met vragen?

Als deelnemer kun je terecht bij jouw regiomanager. Je regiomanager kan vragen zo nodig voorleggen aan een deskundige of je doorverwijzen naar de beheerder van de database.

Andere betrokkenen (zoals gemeente, politie, enz.) kunnen ook met vragen terecht bij de regiomanager. Het is niet de bedoeling om rechtstreeks contact te zoeken met de Autoriteit Persoonsgegevens(AP). De meeste vragen zijn al eens gesteld en door Koninklijke Horeca Nederland(KHN) afgestemd met de AP. Via je regiomanager helpen we iedereen graag verder.

Voor beheerders van de website is het mogelijk om rechtstreeks contact te zoeken met Chainels. De gegevens zijn als het goed is bekend en anders is er rechtsonder in het scherm een blauwe ronde button met vraagteken.