Mag ik een kopie of scan maken van het identiteitsdocument van een gast?

In sommige hotels en vakantieparken wordt nog steeds ‘standaard’ een kopietje van een paspoort of een rijbewijs van gasten gemaakt. Mag dat eigenlijk? Het korte antwoord is ‘nee’. In de horeca is het kopiëren van een paspoort of rijbewijs niet toegestaan. KHN geeft uitleg over de wettelijke regels.

In de horeca worden veel overeenkomsten gesloten en daarbij kan het om veel geld gaan. Dan wil je als ondernemer de identiteit van de gast kunnen vaststellen. Voor aanbieders van nachtverblijf (onder andere hotels, vakantieparken en campings) geldt bovendien dat ze verplicht zijn om hun gasten te registreren. Dan lijkt het het gemakkelijkst om een kopie of een scan van het legitimatiebewijs te maken. Dit is alleen meestal wettelijk niet toegestaan.

Gewone en bijzondere persoonsgegevens

Identiteitsbewijzen bevatten persoonsgegevens, dat zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Er zijn gewone persoonsgegevens zoals naam, adres en woonplaats én er zijn zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Op een identiteitsbewijs staan twee bijzondere persoonsgegevens: de pasfoto en het burgerservicenummer.

Verwerken van bijzondere persoonsgegevens mag niet

Het verwerken (vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen en uitwissen van gegevens) van bijzondere persoonsgegevens is verboden, tenzij er een uitzondering in de wet staat. Voor private partijen , zoals in de horeca, is dat niet het geval. Het kopiëren van identiteitsdocumenten van klanten betekent dat er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt en omdat hiervoor geen wettelijke grondslag bestaat, is dit niet toegestaan.

Uitzondering

Er is één uitzondering waarbij private partijen een kopie of scan van een identiteitsdocument mogen maken: dat zijn voertuigverhuurbedrijven die zijn aangesloten bij de BOVAG. Om diefstal en verduistering te bestrijden, mogen die bedrijven wel een kopie maken van een identiteitsdocument van hun klant op voorwaarde dat de pasfoto en het burgerservicenummer zijn afgeschermd.

Hoe zit het met nachtregister en ‘kopie paspoort’?

Hotels mogen dus geen kopie of scan maken. Zij zijn op grond van het Wetboek van Strafrecht weliswaar verplicht om hun gasten te registreren, maar daarvoor hoeft alleen de naam en woonplaats van de gast, de dag van aankomst en het type identiteitsdocument dat is getoond worden geregistreerd. Een kopie maken van een identiteitsdocument mag dus niet.

Een reisleider die de paspoorten van de groep verzamelt en afgeeft aan de receptie van het hotel waar de groep gaat verblijven, verspreidt (bijzondere) persoonsgegevens en dat is dus evenmin toegestaan. Daarnaast is dit ook in strijd met de Paspoortwet waarin is vastgelegd dat een paspoort alleen mag worden afgegeven als er een wettelijke verplichting is.

Meer weten?

Voor meer informatie kijkt op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.