Wanneer een medewerker in dienst komt, leg je een personeelsdossier aan. Welke gegevens en documenten moet je nu eigenlijk in dit dossier bewaren? En voor hoelang? KHN geeft antwoord

Een goed personeelsdossier bevat gegevens van een medewerker waarop je bepaalde beslissingen kunt onderbouwen. Dit kan gaan om het functioneren van de medewerker of om de afspraken die je met een medewerker hebt gemaakt. Daarnaast is het belangrijk dat je de gegevens op een veilige manier bewaart.

Een goed onderbouwd dossier is essentieel

Zolang alles goed gaat met de medewerker wordt er vaak weinig aandacht besteed aan de opbouw van het dossier. Pas wanneer het functioneren minder wordt of er een conflict ontstaat, komt het belang van een dossier naar voren. Een goed onderbouwd dossier is essentieel voor een vergunningaanvraag of een rechtszaak. Start hier dus gelijk mee bij het aangaan van een dienstverband.

De opbouw

De opbouw van het personeelsdossier kunt u indelen in vijf hoofdgroepen:

  • Persoonlijke gegevens
  • Contracten & arbeidsvoorwaarden
  • Functioneren & ontwikkeling
  • Ziekteverzuim
  • Diversen & bijzonderheden

KHN heeft een uitgebreid overzicht opgesteld van de belangrijkste gegevens die je in een personeelsdossier kunt bewaren. Let op: medische gegevens mogen niet in het personeelsdossier bewaard worden.

Beveiliging

Je moet er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot de dossiers. Het personeelsdossier mag gedigitaliseerd worden, houd hierbij ook rekening met de beveiliging.

Bewaartermijn

In zijn algemeenheid geldt dat je twee jaar na beƫindiging van het dienstverband de persoonsgegevens moet verwijderen. Er zijn uitzonderingen:

  • Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn: 7 jaar
  • Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (voorheen: loonbelastingverklaringen) en een kopie van het identiteitsbewijs, werk- en verblijfsvergunning: 5 jaar na het einde van het dienstverband
  • Alle overige informatie: 2 jaar

Wet werk en zekerheid

Sinds de inwerkingtreding van de Wet werk en zekerheid op 1 juli 2015 kun je bij de kantonrechter ontbinding aanvragen wanneer een werknemer onvoldoende functioneert. Het belang van een uitgebreid, goed onderbouwd dossier belangrijker geworden. Zonder disfunctioneringsdossier en vastgelegd verbetertraject zal de kantonrechter de ontslagaanvraag afkeuren.