Moet ik de reiskosten van mijn medewerker voor woon-werkverkeer vergoeden?

Hoe zit het met openbaar vervoer? Hoe hoog is de vergoeding per kilometer bij reizen met eigen vervoer? Welke regeling staat er over reiskosten in de horeca-cao? En aan welke fiscale regels moet ik me houden? KHN geeft antwoord.

Je bent als werkgever niet verplicht om reiskosten voor woon-werkverkeer te vergoeden, tenzij dit schriftelijk overeengekomen is. De horeca-cao kent geen regeling over reiskostenvergoeding. Het staat je natuurlijk vrij reiskosten woon-werk te vergoeden. Hiervoor gelden de fiscale regels. Kosten voor het woon-werkverkeer vallen onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Vergoeding

Indien jouw medewerker met de auto gaat, mag je maximaal 23 eurocent per kilometer onbelast vergoeden. Als een medewerker met het openbaar vervoer reist, mag je kiezen: je kunt 23 eurocent per kilometer onbelast vergoeden, maar je mag ook de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. Je hoeft daarbij geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding die door de Nederlandse Spoorwegen is toegekend.

Reiskostenvergoeding en ziekte

Fiscaal gezien mag je de vaste reiskostenvergoeding bij langdurige ziekte alleen onbelast doorbetalen in de maand van de start van de ziekte en de eerstvolgende maand. Je mag pas weer starten met het onbelast uitbetalen in de maand die volgt op de maand dat de medewerker weer hersteld is. Wanneer de medewerker slechts een korte periode ziek is, mag je de reiskostenvergoeding wel onbelast doorbetalen. Mocht je willen afwijken van deze regeling, dan adviseren wij je dit in de arbeidsovereenkomst expliciet op te nemen. Bijvoorbeeld: 'Een eventuele vaste reiskostenvergoeding voor woon- werkverkeer wordt stopgezet bij ziekte van de medewerker.'

Eigen vervoer en openbaar vervoer

Een medewerker die de reisafstand gedeeltelijk aflegt met eigen vervoer en gedeeltelijk met het openbaar vervoer, mag je voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van 23 eurocent per kilometer. In plaats daarvan mag je ook de werkelijke kosten van het openbaar vervoer onbelast vergoeden, vermeerderd met maximaal 23 eurocent per kilometer die met eigen vervoer is gereisd.

Voorwaarden

De Belastingdienst stelt de volgende voorwaarden voor de vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten van het openbaar vervoer:

• De medewerker overhandigt de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn
• Je administreert de vervoerbewijzen per medewerker
• In jouw administratie kan een directe en eenduidige relatie worden gelegd tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen
• Je houdt de geadministreerde vervoerbewijzen beschikbaar voor controle

Dienstreizen

Het komt voor dat je een medewerker vraagt onder werktijd te reizen. Bijvoorbeeld om inkopen te doen voor jouw onderneming. In dat geval is het logisch reiskosten te vergoeden. Ook dan gelden de fiscale regels voor de vergoeding.