Digitaal Nachtregister Amsterdam – De stand van zaken

Binnen de Metropoolregio Amsterdam (MRA) fungeert Amsterdam als pilot gemeente. Het voornemen is om het digitale nachtregister in de hele MRA in te voeren, zodat op basis van de verkregen inzichten regionaal beleid kan worden gevoerd. Ons bestuur steunt het digitale nachtregister omdat dit waardevolle inzichten biedt, zorgt voor lagere administratieve lasten en bijdraagt aan een gelijk speelveld. Aangezien leden ons geregeld vragen stellen over deelname aan het digitale nachtregister, hebben we deze hieronder opgenomen en voorzien van een duidelijk antwoord.

Vraag & Antwoord

Is het verplicht gegevens uit mijn nachtregister te delen met de gemeente?
Ja, dit is verplicht op grond van de wet. De gemeente kan te allen tijde informatie uit uw nachtregister opvragen. Vroeger gebeurde dit via de politiebriefjes. De gemeente heeft nu een digitaal instrument ingevoerd waardoor het makkelijker is om gegevens te delen.

Wat gebeurt er als ik de gegevens niet aanlever?
Aangezien het een wettelijke plicht is een nachtregister bij te houden en op verzoek van de gemeente gegevens daaruit te delen, kan de gemeente hierop gaan handhaven. In de wet staat de strafmaat genoemd. Aangezien de inzichten ook waardevol zijn voor onze leden, adviseren we hotels de gegevens te delen met de gemeente.

Hoe moet ik de gegevens aanleveren?
Er zijn drie manieren om aan te leveren. Voor de meest gebruikte property management systemen zijn koppelingen ontwikkeld, zodat de gegevens dagelijks automatisch worden aangeleverd en u er verder geen omkijken naar heeft. Daarnaast is het mogelijk gebruik te maken van een Excel-format óf kunnen de gegevens worden ingevoerd via een webformulier.

Om wat voor een gegevens gaat het?
Het gaat om de volgende anonieme gegevens: aantal gasten, dag van aankomst, dag van vertrek (of aantal nachten), woonland en -plaats en hoofdreden van bezoek.

Hoe is de privacy van mijn gasten en het voldoen aan de AVG geborgd?
In het digitale nachtregister worden alleen anonieme gegevens verwerkt. Er worden geen persoonsgegevens (zoals namen en adressen) verwerkt waardoor privacy geen issue is en de AVG niet van toepassing is.

Wat gebeurt er met de gegevens?
Alle aangeleverde, anonieme, data komt in een beveiligde database. Daar wordt de data automatisch omgezet in statistieken, tabellen en grafieken ten behoeve van analyse en onderzoek. U krijgt als hotelier, nadat u een overeenkomst heeft getekend en retour gestuurd, toegang tot de portal waarop u deze statistieken, tabellen en grafieken voor eigen gebruik kunt inzien. De aangeleverde data blijft van het betreffende hotel en mag niet commercieel worden (door)verkocht.

Kunnen mijn collega’s of de gemeente de inzichten herleiden naar mijn bedrijf?
Nee, er is voor gezorgd dat er minimaal vijf accommodaties in een filteroptie zitten, zodat altijd sprake is van samengestelde (anonieme) gegevens die niet herleidbaar zijn tot een individuele accommodatie.

Hoe weet ik dat er geen misbruik wordt gemaakt van de verstrekte gegevens of dat de gegevens worden doorverkocht?
De gemeente Amsterdam, VisitorData en KHN hebben hiertoe een convenant ondertekend. In de overeenkomst die u dient te tekenen staat tevens een kopje ‘Eigendom, bescherming en gebruik gegevens’ dat is afgeleid van het convenant. Hiermee wordt geregeld dat de aangeleverde gegevens altijd van het hotel blijven en niet mogen worden doorverkocht.

Moet ik de gegevens ook nog maandelijks aanleveren bij het CBS?
Het CBS onderzoekt momenteel of zij gebruik kunnen maken van het digitale nachtregister. Voorlopig blijft de verplichte maandelijkse enquête nog bestaan. Echter, om ervoor te zorgen dat u niet dubbel werk hoeft te doen, heeft VisitorData functionaliteit ontwikkeld waarmee u met één druk op de knop een maandrapport ten behoeve van het CBS kunt aanmaken. Deze functionaliteit kunt u kosteloos aanvragen bij VisitorData.

Bij wie kan ik terecht met vragen?
Dit is afhankelijk van de aard van uw vraag:
- Voor juridische vragen kunt u het beste contact opnemen met KHN, bijvoorbeeld over bescherming en gebruik van de gegevens. Contact via Eveline Doornhegge, e.doornhegge@khn.nl.
- Voor vragen over de aansluiting op het digitale nachtregister en het aanleveren van gegevens, kunt u contact opnemen met Barbara van den Broek van VisitorData: b.broek@visitordata.nl.
- Voor vragen over het beleid ten aanzien van het digitale nachtregister kunt u contact opnemen met Martijn Kooijman van de gemeente Amsterdam: m.kooijman@amsterdam.nl.