De geschikte kandidaat voor de openstaande vacature is gevonden. Het is belangrijk om voordat het dienstverband ingaat met de medewerker een aantal afspraken op papier te zetten. Daarnaast ben je verplicht om de identiteit van de medewerker vast te stellen en een loonheffingformulier in te vullen.

Vaststellen identiteit medewerker

Dit doe je met de volgende vijf stappen:

  1. De medewerker moet een origineel en geldig identiteitsbewijs (geen rijbewijs) laten zien;
  2. Controleer of de nieuwe medewerker in Nederland mag werken (dit geldt voor personen met een identiteitsbewijs uit Zwitserland, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en de Europese Unie)
  3. Controleer of het identiteitsbewijs geldig en echt (onvervalst) is
  4. Controleer of het aangeboden identiteitsbewijs van de medewerker is
  5. Maak een kopie van het identiteitsbewijs (voor- en achterzijde) en bewaar deze in de administratie

Meer informatie? Lees verder over het aannemen van een buitenlandse medewerker.

Opgave gegevens voor de loonheffing (loonbelasting)

De gegevens die nodig zijn:

  • Naam en voorletters
  • Geboortedatum
  • Burgerservicenummer (BSN) of sofinummer
  • Adres, postcode, woonplaats
  • Woonland en regio (indien de werknemer niet in Nederland woont)

Voor de opgave kan het model opgaaf voor de loonheffingen van de belastingdienst worden gebruikt. Hier kan de medewerker ook aangeven of hij wil dat je de loonheffingskorting toepast.

Vaststellen loon medewerker

  1. Omschrijf de taken en verantwoordelijkheden in de functie
  2. Vergelijk deze bedrijfsfunctie met referentiefuncties op referentiefunctieshoreca.nl
  3. Kies de referentiefunctie die het best past in vergelijking met de bedrijfsfunctie
  4. Het eerste getal van het referentiecijfer verwijst naar de functiegroepen in de loontabel. Bijvoorbeeld medewerker bediening heeft referentiecijfer B3.1 en valt dus in functiegroep III. De medewerker ontvangt tenminste het basisloon van de functiegroep waar zijn functie is ingedeeld.
  5. Vermeld de referentiefunctie op de arbeidsovereenkomst.

Arbeidsovereenkomst afsluiten

In een arbeidsovereenkomst leg je de afspraken met de medewerker vast. Indien er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst is, kun je moeilijk bewijzen wat er bijvoorbeeld mondeling is afgesproken over de duur van het contract. De medewerker is dan gelijk voor onbepaalde tijd in dienst. Sommige afspraken, zoals de proeftijd en een concurrentiebeding, zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn vastgelegd.

Het is goed om een kopie van de functieomschrijving en een kopie van het huishoudelijk reglement of het personeelsreglement (zie punt 6) ook voor akkoord te laten tekenen en een kopie toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst.

Meer informatie over dit onderwerp vind je bij de modellen voor arbeidsovereenkomsten.

Opstellen bruikleenovereenkomst

Als je aan de medewerker spullen, zoals bedrijfskleding of een mobiele telefoon, ter beschikking stelt dan is het belangrijk om daar duidelijke afspraken over te maken. Dat kan in een bruikleenovereenkomst.

Nadere afspraken vastleggen

In een personeelsreglement zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die niet in de individuele arbeidsovereenkomsten staan maar waar je als werkgever de medewerker wel aan wil binden. Het personeelsreglement geldt voor alle medewerkers binnen een onderneming. Meer informatie over dit onderwerp vind je bij het model personeelsreglement en de toelichting.

Pensioenopbouw

Alle medewerkers van 21 jaar en ouder in de horeca en catering bouwen verplicht pensioen op bij het Pensioenfonds Horeca & Catering (PH&C). Je hoeft een nieuwe medewerker niet aan te melden. Het PH&C ontvangt periodiek loongegevens van de belastingdienst-UWV waaruit zij af kunnen leiden voor welke (nieuwe) medewerkers pensioen moet worden opgebouwd.