Vertrouwenspersoon

Een veilige en gezonde werkomgeving is essentieel voor medewerkers. In de praktijk blijkt dit echter niet altijd vanzelfsprekend: binnen veel organisaties krijgen medewerkers te maken met pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of overmatige werkdruk. Dergelijke situaties kunnen leiden tot serieuze stressklachten en zowel lichamelijke als psychische of sociale problemen veroorzaken.

Deze vormen van werkstress vallen onder de noemer Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA). Volgens de Arbowet ben je als werkgever verplicht om medewerkers hiertegen te beschermen en beleid op PSA op te stellen. Het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon kan daarbij een belangrijke rol spelen.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Voor veel medewerkers is het lastig om open te praten over problemen op de werkvloer. Schaamte, angst voor negatieve reacties of zorgen over de gevolgen van een melding bij de leidinggevende kunnen hen weerhouden om hulp te zoeken. Soms weten medewerkers simpelweg niet bij wie ze terechtkunnen.

Het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon maakt deze drempel lager en draagt bij aan een open en veilige werkomgeving. Daarmee zet je een belangrijke stap in het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting (PSA). De vertrouwenspersoon vervult hierin meerdere rollen:

Een luisterend oor

De vertrouwenspersoon biedt medewerkers een veilige en toegankelijke plek om hun verhaal te doen. Zonder oordeel, met volledige discretie. Alleen al het kunnen uitspreken van een probleem kan opluchten en zorgen voor duidelijkheid of perspectief.

Advies en begeleiding

Als dat nodig is, helpt de vertrouwenspersoon de medewerker bij het zetten van vervolgstappen. Ook biedt hij of zij ondersteuning tijdens het hele proces, van eerste gesprek tot mogelijke oplossing.

Voorlichting

De vertrouwenspersoon maakt zijn of haar rol bekend binnen het bedrijf en geeft uitleg over de thema’s waarmee medewerkers terechtkunnen. Dit kan via workshops, brochures of voorlichtingssessies. Door kennis en bewustwording rondom PSA te vergroten, daalt de kans op misstanden en conflicten.

Signaleren en adviseren

Doordat de vertrouwenspersoon het hele jaar door gesprekken voert met medewerkers, krijgt hij of zij goed zicht op terugkerende knelpunten het bedrijf. Deze signalen kunnen - gevraagd en ongevraagd - worden gedeeld met de directie of HR-afdeling. Zo kunnen zij het beleid tijdig aanpassen en gericht verbeteren.

Zorg dat het personeel ervan op de hoogte is hoe zij in contact kunnen komen met de vertrouwenspersoon. Leg dit schriftelijk vast in het personeelshandboek.

Interne of externe vertrouwenspersoon

Je kunt als bedrijf kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie en cultuur goed, wat voordelen kan bieden in de communicatie. Een externe vertrouwenspersoon is daarentegen vaak objectiever en onafhankelijker, en voor medewerkers voelt het soms veiliger om zich tot iemand buiten de organisatie te wenden. Dit is vooral relevant in kleinere bedrijven, waar collega’s elkaar goed kennen en belangen kunnen overlappen.

Hoewel het goed bedoeld is, is het niet wenselijk dat de werkgever zelf de rol van vertrouwenspersoon op zich neemt. Deze rol vraagt om onafhankelijkheid, iets wat lastig te waarborgen is wanneer je ook verantwoordelijk bent voor het aansturen van medewerkers. Dit kan leiden tot verwarring of spanningen. Door een aparte vertrouwenspersoon aan te stellen, bied je medewerkers een veilige en duidelijke route om problemen bespreekbaar te maken.