Moet ik altijd een actuele kopie hebben van het legitimatiebewijs van mijn medewerker?

Als werkgever bent je verplicht om vanaf het moment dat de medewerker in dienst komt een kopie van zijn/haar geldig legitimatiebewijs in jouw personeelsadministratie te bewaren. Hoe lang moet je de kopie bewaren? En moet je zodra het legitimatiebewijs is vernieuwd ook een nieuwe kopie aan de administratie toevoegen?

Als werkgever ben je verplicht om vanaf het moment dat de medewerker in dienst komt een kopie van zijn/haar geldig legitimatiebewijs in jouw personeelsadministratie te bewaren. Een kopie van dit identiteitsbewijs moet je tot minstens vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidsovereenkomst met de medewerker is beëindigd bewaren.

Met andere woorden: je moet altijd een kopie kunnen tonen van een geldig identiteitsbewijs op het moment dat de medewerker bij jou in dienst trad. Je hoeft dus geen nieuwe kopie te maken wanneer het identiteitsbewijs verlopen is.

Geen rijbewijs

Je moet het identiteitsbewijs controleren op geldigheid en echtheid. Het mag op het moment van indiensttreding niet verlopen of beschadigd zijn. Let op: een rijbewijs wordt hier niet als geldig identiteitsbewijs gezien.

Werkplekcontrole

Wanneer je een werkplekcontrole krijgt van bijvoorbeeld de inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, het UWV, de Belastingdienst of de Vreemdelingenpolitie moet de medewerker een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. In deze situatie is een rijbewijs wel toegestaan. Wanneer de medewerker geen geldig document kan tonen kan hij/zij worden meegenomen naar het politiebureau voor verder onderzoek.