Wat moet ik doen als een medewerker niet goed functioneert?

Je kunt te maken krijgen met medewerkers die niet functioneren. Wat moet je dan doen? Wanneer mag je de medewerker ontslaan? KHN geeft antwoord.

Sinds de WWZ per 1 juli 2015 is een opgebouwd dossier belangrijker dan ooit. Zeker als je te maken krijgt met een medewerker die niet voldoet aan de gestelde functie-eisen. Zonder een opgebouwd dossier kan de kantonrechter de arbeidsovereenkomst niet ontbinden. In de praktijk starten werkgevers vaak pas met dossieropbouw als ze niet meer verder willen met de disfunctionerende medewerker. Dat is te laat.

Hoe zorg je voor een goed personeelsdossier?

Begin meteen bij indiensttreding al met de opbouw van een personeelsdossier. Een personeelsdossier omvat alle belangrijke informatie over het dienstverband zoals:

• Een getekende arbeidsovereenkomst
• Een duidelijke functieomschrijving
• Afspraken over gevolgde opleidingen
• Verslagen van jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Alle correspondentie met de medewerker

Als je te maken krijgt met medewerkers die niet functioneren, breidt je het dossier uit. Je moet met schriftelijke bewijsstukken aan kunnen tonen dat jouw medewerker al langere tijd niet functioneert, dat je de medewerker hierop gewezen hebt én dat je je best hebt gedaan om de medewerker te helpen. Bijvoorbeeld door scholing en het geven van kansen en handvatten om zijn functioneren te verbeteren.

Tips voor het dossieropbouw en het verbetertraject

Zorg voor een duidelijke en actuele functieomschrijving, je moet kunnen aantonen op welke punten de medewerker tekortschiet

• Voer tijdig en regelmatig functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken, in ieder geval twee keer per jaar. Leg deze gesprekken ook vast
• Stel de medewerker in de gelegenheid zijn of haar verhaal te doen en reageer op terechte opmerkingen van de medewerker
• Benoem concrete voorbeelden van het disfunctioneren en leg uit wat er beter kan
• Stel een schriftelijk plan van aanpak voor een verbetertraject op. Hierin neem je concrete verbeterdoelstellingen op. Probeer deze doelstelling zo meetbaar mogelijk te maken en neem een termijn op waarbinnen deze doelstellingen behaald moeten worden. Evalueer de gemaakte afspraken. Geef de medewerker ook de kans om zich te verbeteren. Geef daarbij ook aan wat de gevolgen zijn als de doelstellingen niet worden behaald
• Vraag de medewerker hoe je hem kunt helpen om de vastgestelde doelen te behalen en biedt begeleiding, cursussen en (her)scholing aan
• Kom afspraken na
• Blijf netjes, hou het bij de feiten
• Blijf er bovenop zitten
• Hou er rekening mee dat een lang dienstverband een lang(er) verbetertraject vereist

Wab

Eerder moest je als werkgever een beroep op 1 van de 8 ontslaggronden doen. Sinds 1 januari 2020 is het mogelijk om bij de rechter met een optelsom van omstandigheden op meerdere ontslaggronden een beroep te doen. Dit wordt de cumulatiegrond genoemd. Bij gebruik van de cumulatiegrond kan de rechter de transitievergoeding met maximaal 50% verhogen.

Vragen?

Het is raadzaam om een jurist of advocaat in te schakelen om je bij te laten staan als je de stap naar de rechter wilt maken. Zoek je een deskundige of heb je vragen? Neem contact op met KHN Advies via telefoonnummer 0348 48 94 89 of khnadvies@khn.nl