Checklist evenementen

1. Vergunningen controleren

Mag je wel of geen buitentap plaatsen? En heb je een speciale vergunning nodig als je livemuziek in jouw zaak afspeelt? Informeer bij je gemeente naar de regels en zorg ervoor dat je alle benodigde vergunningen hebt.

2. Veiligheid voorop

• Veiligheidsmaatregelen gemeente: gemeenten hanteren steeds strengere eisen en dat heeft grote gevolgen voor jouw zaak. Ben je op de hoogte van de veiligheidsmaatregelen in jouw gemeente? Check de laatste versie van het veiligheidsbeleid in jouw gemeente.
• Train je personeel: er kan bij evenementen met grote groepen mensen een vervelende of zelfs onveilige sfeer ontstaan. Zijn jij en je team hier goed op voorbereid en weten jullie hoe te handelen? Via KHN kun je verschillende nuttige trainingen volgen die jou en je team goed voorbereiden. Bijvoorbeeld de gratis training 'Omgaan met ongewenst gedrag en agressie'.
• Voldoende bhv’ers? Er zijn geen wettelijke normen voor het minimale aantal bhv'ers in een bedrijf. Meestal wordt het aantal benodigde bhv’ers gebaseerd op de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE). Controleer of je voldoende bhv’ers hebt. KHN biedt in samenwerking met Instituut voor Veiligheid & Milieu (IVM) een eendaagse bhv-training met e-learning aan.
• Collectieve Horecaontzegging. En zit jij in een gebied waar de collectieve horecaontzetting actief is? Zorg dat je goed voorbereid bent door jezelf op tijd aan te melden en de benodigde tools te downloaden.
• Brandveiligheid: hebben eventuele versiering of extra gasten effect op de brandveiligheid in jouw zaak? Kijk kritisch naar de versieringen, de vluchtroutes, het aantal feestgangers: het zijn allemaal factoren om rekening mee te houden. Kijk hier voor meer informatie over de brandveiligheidseisen in en rondom jouw zaak.

3. Check het omgevingsplan

Vanaf 1 januari 2024 geldt de Omgevingswet. Alle bestemmingsplannen zijn nu onderdeel van het omgevingsplan. Heeft jouw locatie in het omgevingsplan een passende bestemming om er evenementen te mogen organiseren?

4. Heb je jouw bereikbaarheid op orde?

Is jouw locatie goed bereikbaar op de dag van het evenement voor gasten, personeel en leveranciers? Overweeg of leveranciers eerder moeten komen.

5. Doe de geluidscheck

Net als in je bedrijf gelden er ook geluidsnormen op jouw terras. Wat is het toegestane stemgeluid op een terras? Is er een verschil tussen een overdekt of onoverdekt terras? KHN geeft antwoord.

6. Extra pinterminals

Heb je voldoende pinterminals? Misschien moet je er een aantal bij huren. Of kun je sowieso wel wat extra pinautomaat gebruiken? Check de kortingen bij onze voordeelpartner Easy Payments.

7. Hoe zit het met wegwerpbekers op een evenement?

Ben jij op de hoogte van de laatste regels rondom wegwerpplastic? Welke bekers moet je gebruiken voor jouw evenement? Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende opties? Wat is het verschil tussen een open en een gesloten evenement? Check het op onze website.

Soms worden er vanuit de gemeente ook gezamenlijke initiatieven opgezet, dus check dit en zoek de samenwerking op met collega-ondernemers.

8. Voldoende personeel?

Heb je voldoende personeel voor jouw event of kun je wel wat (tijdelijke) hulp gebruiken? Onze voordeelpartner Nedflex kan je helpen met personeel op uitzendbasis.

9. Promoot je event

Je wilt natuurlijk dat het evenement goed bezocht wordt. Zorg dus voor een goede promotie. Kondig het ruim op tijd aan via je website en sociale media en maak mensen enthousiast. Kun je wel wat hulp gebruiken? Onze voordeelpartner Youvia helpt jou bij de (online) zichtbaarheid van jouw bedrijf.